Поступившие в бухгалтерию первичные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).
Затем осуществляются регистрация и экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их формирования, а также данные о хозяйственных операциях из соответствующих первичных или сводных документов записываются в учетные регистры.
Учетные регистры – это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. По существу, они являются носителями данных о хозяйственных операциях, полученных из соответствующих первичных и сводных документов.
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Совокупность учетных регистров, используемых в организации для отражения хозяйственных операций в определенной последовательности и группировке соответствующими приемами записей, образуют форму бухгалтерского учета.
Объединяет эти формы единство учетных принципов: подтвержденные первичными документами хозяйственные операции находят отражение в учетных регистрах без всякого исключения способом двойной записи на счетах бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным Приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г. № 94н.
Помимо этого, учетные регистры независимо от того, какой форме учета они принадлежат, выполняют функцию посредника между первичными документами бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетностью организации, позволяя, как было сказано выше, отражать, обобщать и систематизировать учетную информацию.
Формы учета, имеющие применение в российской практике бухгалтерского учета, многообразны. Выбор формы учета остается на усмотрение руководителя организации и главного бухгалтера, закрепляется в приказе об учетной политике и осуществляется в зависимости от различных условий, прежде всего – от масштабов бизнеса и степени автоматизации бухгалтерского учета в организации.
Малые предприятия, например, могут применять упрощенную форму бухгалтерского учета, предложенную Приказом Министерства финансов РФ от 21 декабря 1998 г. № 64н, которая может вестись по:
✔ простой форме бухгалтерского учета (без использования регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия) – по форме «журнал-главная»;
✔ форме бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.
Для прочих хозяйствующих субъектов предусмотрены мемориально-ордерная и журнально-ордерная формы учета.
Простая форма бухгалтерского учетаприменима на малых предприятиях, совершающих незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более тридцати в месяц), не осуществляющих производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ресурсов. В этом случае учет всех операций осуществляется путем их регистрации только в книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности по форме № К-1.
Наряду с книгой для учета расчетов по оплате труда с работниками и по налогу на доходы с бюджетом малое предприятие должно вести также ведомость учета заработной платы по форме № В-8.
Книга является регистром аналитического и синтетического учета, на основании которого можно определить наличие имущества и денежных средств, а также их источников у малого предприятия на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность. Она является комбинированным регистром бухгалтерского учета, который содержит все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. При этом книга должна быть достаточно детальной для обоснования содержания соответствующих статей бухгалтерского баланса.
Форма бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия приемлема для малых предприятий, осуществляющих производство продукции (работ, услуг), и включает следующие регистры бухгалтерского учета:
Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений – форма № В-1;
Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям, – форма № В-2;
Ведомость учета затрат на производство – форма № В-3;
Ведомость учета денежных средств и фондов – форма № В-4;
Ведомость учета расчетов и прочих операций – форма № В-5;
Ведомость учета реализации – форма № В-6 (оплата);
Ведомость учета расчетов и прочих операций – форма № В-6 (отгрузка);
Ведомость учета расчетов с поставщиками – форма № В-7;
Ведомость учета оплаты труда – форма № В-8;
Ведомость (шахматная) – форма № В-9.
Каждая ведомость, как правило, применяется для учета операций по одному из используемых бухгалтерских счетов.
Сумма по любой операции записывается одновременно в двух ведомостях: в одной – по дебету счета с указанием номера кредитуемого счета, в другой – по кредиту корреспондирующего счета и аналогичной записью номера дебетуемого счета. В обеих ведомостях делается запись на основании форм первичной учетной документации о сути совершенной операции либо пояснения, шифры и др.
Остатки средств в отдельных ведомостях должны сверяться с соответствующими данными первичных документов, на основании которых были произведены записи (кассовые отчеты, выписки банков и др.).
Обобщение месячных итогов финансово-хозяйственной деятельности малого предприятия, отраженных в ведомостях, производится в ведомости (шахматной) по форме № В-9, на основании которой составляется оборотная ведомость. Оборотная ведомость является основанием для составления бухгалтерского баланса малого предприятия.
Во всех применяемых ведомостях указывается месяц, в котором они заполняются, а в необходимых случаях – наименование синтетических счетов. В конце месяца после подсчета итога оборотов ведомости подписываются лицами, производившими записи учета на малом предприятии.
Схема документооборота в пределах этой формы учета выглядит следующим образом:
Более сложной представляется мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета. Она применяется в нескольких вариантах в зависимости от отраслевых особенностей и типа предприятия. В ней сочетаются книжные и карточные разработочные и группировочные учетные регистры. Синтетический учет ведется в книгах или многографных ведомостях, а для аналитического учета используются книги, ведомости и карточки.
Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются мемориальными ордерами – накопительными ведомостями, которым присваиваются постоянные номера. Например, мемориальный ордер 1 – накопительная ведомость по кассовым операциям; мемориальный ордер 2 – свод расчетных ведомостей по заработной плате и т.д.
Это облегчает нахождение нужных документов и составление различных справок. Количество составляемых за месяц ордеров определяет главный бухгалтер. Мемориальный ордер имеет такой вид:
По операциям, не поддающимся систематизации, и по операциям «Сторно» составляются отдельные мемориальные ордера, которые нумеруются за каждый месяц в отдельности.
В организациях, в которых по объему операций не требуется составления накопительных ведомостей, корреспонденция счетов указывается на отдельных мемориальных ордерах или на оттисках штампа, проставляемых непосредственно на первичных документах с присвоением соответствующих номеров. Штамп должен содержать те же обязательные реквизиты, что и мемориальный ордер: номер, дату составления, корреспонденцию счетов, сумму, подпись ответственного лица – и ряд дополнительных (по необходимости).
Отдельные мемориальные ордера составляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня по получении первичного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов в мемориальном ордере записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета или дебету одного счета и кредиту нескольких счетов, или, наоборот, по кредиту одного счета и дебету нескольких счетов.
Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или его заместителем и исполнителем, а при централизации учета – и руководителем группы учета. Составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал.
Данные мемориальных ордеров переносятся в главную книгу, в которой каждый разворот соответствует отдельному счету. При этом по левой стороне счета отражаются данные о хозяйственных операциях по дебету, а по правой стороне – по кредиту этого счета. Итоги по дебету и кредиту счетов главной книги записываются в оборотную ведомость, построенную с использованием синтетических счетов, на основании которой составляется бухгалтерский баланс.
Таким образом, схема документооборота при мемориально-ордерной форме учета представляется следующим образом:
Преимуществами мемориально-ордерной формы учета являются простота и наглядность ее учетных регистров. В то же время при преимущественно ручном заполнении учетных регистров объем рутинной работы по заполнению мемориальных ордеров чрезвычайно велик.
Вследствие этого была разработана более совершенная – журнально-ордерная форма бухгалтерского учета.
В основе этой формы бухгалтерского учета лежат принципы накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, позволяющие обеспечить синтетический и аналитический учет средств источников и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Это исключает необходимость оформления мемориальных ордеров.
Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно как единый рабочий процесс.
Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, а также для целей составления отчетности. Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, в единой системе записей. Здесь используется два вида учетных регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости.
При этом предприятия могут самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей деятельности при соблюдении общих методологических принципов, установленных Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Перечень типовых регистров единой журнально-ордерной формы выглядит следующим образом.
В виде исключения по некоторым видам счетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов, могут быть заведены карточки аналитического учета и на основе их данных в конце месяца составляться оборотные ведомости.
Кроме того, ведутся инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам, а также сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.
Основными регистрами этой формы учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда необходимые аналитические показатели сложно получить непосредственно в журналах-ордерах. Поэтому данные первичных документов предварительно группируются в ведомостях, а их итоги затем переносятся в журналы-ордера.
Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в главную книгу. По данным главной книги составляется сальдовый бухгалтерский баланс. В тех случаях, когда остатки по бухгалтерскому учету необходимо показать в сальдовом балансе по нескольким статьям, запись производится на основании учетных регистров.
Главная книга открывается на год и служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления сальдового бухгалтерского баланса. В ней записываются сальдо на начало месяца, обороты по дебету и кредиту счетов и сальдо на конец года по каждому синтетическому счету.
В главной книге данные о текущих оборотах имущества (средств) записываются только по синтетическим счетам. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету – в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Проверка правильности записей, произведенных в главной книге, осуществляется путем подсчета сумм оборотов и сальдо по всем счетам бухгалтерского учета.
Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также суммы дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.
При использовании журнально-ордерной формы учета отпадает необходимость в составлении шахматной контрольной ведомости и шахматного баланса, а также баланса оборотов по счетам.
Общая схема документооборота в рамках журнально-ордерной формы учета приведена на схеме 1.3.
Запись в учетные регистры осуществляется ручным способом или при помощи компьютера.
При ручном способе операции регистрируются вручную чернилами или шариковой ручкой (в случае если необходимо иметь несколько экземпляров – путем копирования). При компьютерном способе запись производится с использованием компьютерных бухгалтерских программ.
Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и методом «красного сторно».
Корректурный способ применяется в случае, если ошибка, допущенная в учетном регистре, не затрагивает корреспонденцию счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.
Сущность корректурного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым (или под зачеркнутым – в зависимости от имеющихся возможностей) пишется правильный текст или сумма.
Зачеркивание производится тонкой линией так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. При этом зачеркивается все число, если даже ошибка допущена только в одной цифре.
Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документах – подписями лиц, подписавших документ, в учетных регистрах – подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, записывая там «Исправленному верить» и правильный текст или сумму.
В бухгалтерской практике часто встречается выражение «записать красным» или «сторно». Это означает, что произведена сторнировочная запись (то есть записанные таким образом числа при подсчете учитываются со знаком «минус»).
Нормативными документами порядок производства записей «сторно» не определен.
На практике применяются два распространенных варианта такой записи:
1) сторнировочная запись делается чернилами или пастой красного цвета;
2) число, подлежащее сторнированию, записывается пастой или чернилами того же цвета, что и остальные записи, а затем обводится вокруг сплошной чертой.
После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делается соответствующая отметка для облегчения последующей проверки правильности разноски.
По окончании месяца на каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим способом.
Оборотные ведомости – это способ обобщения данных учетной регистрации в счетах бухгалтерского учета. Оборотные ведомости составляются в конце месяца на основании следующих данных:
Сальдо (остаток) на начало месяца;
Обороты за месяц;
Сальдо на конец месяца.
Оборотные ведомости могут составляться по счетам синтетического и аналитического учета.
Пример. Бухгалтер рассчитал заработную плату работников организации и оформил расчетную ведомость. Расчет заработной платы бухгалтер производит на основании табеля учета рабочего времени и документов, в которых установлена заработная плата работников и дополнительные выплаты (трудовые договоры, приказы, штатное расписание).Расчетная ведомость – это учетный регистр. За май она выглядит следующим образом (в скобках указаны номера балансовых счетов):
На основании расчетной ведомости составим оборотную ведомость по балансовому счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» за май:
Таким образом, конечное сальдо 4178 руб. (5000 + 5500 – 6322), которое мы получили в расчетной ведомости, совпало у нас с конечным сальдо, полученным в оборотной ведомости.Теперь представим хозяйственные операции по начислению и выдаче заработной платы за май в виде бухгалтерских проводок:Дебет 44 Кредит 70– 5500 руб. – начислена заработная плата за май (одновременно увеличены расходы на продажу);Дебет 70 Кредит 68– 572 руб. – удержан налог на доходы физических лиц из начисленной заработной платы;Дебет 70 Кредит 76– 750 руб. – удержаны алименты из заработной платы;Дебет 70 Кредит 50– 5000 руб. – из кассы организации выдана заработная плата за предыдущий месяц (образовавшаяся на 30 апреля задолженность организации перед работниками по заработной плате).
Оборотную аналитическую ведомость можно составить по любому уровню аналитического учета.
Пример. Необходимо узнать состояние расчетов торговой организации с поставщиком ООО «Факел» на конец февраля по всем действующим договорам. Тогда нам нужна оборотная ведомость по счету 60-1-1-01:
Мы составили аналитическую ведомость в развернутом виде. Если же нам нужна обобщенная информация, то та же ведомость будет иметь такой вид:
Если бухгалтерский учет ведется компьютерным способом, то бухгалтер вводит проводки именно в такой структуре. При ручном способе ведения бухгалтерского учета бухгалтер делает разноску в журналах (ведомостях) по синтетическим счетам и субсчетам, а аналитические записи делает в карточках.
Оборотно-сальдовая ведомость (оборотно-сальдовый баланс) составляется на конец месяца на основании данных по каждому синтетическому счету: остатков на начало месяца (начального или входящего сальдо), оборотов за месяц и остатков на конец месяца (конечного сальдо). Оборотно-сальдовую ведомость можно составить только по синтетическим счетам либо в разрезе субсчетов.
В ведомости записываются все используемые на предприятии синтетические счета. На каждый счет отводится отдельная строка, в которой указывают начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту и конечное сальдо. Если по счету не было движения за отчетный период, то указывают только начальное и конечное сальдо. Чтобы проверить, правильно ли составлен оборотно-сальдовый баланс, следует знать такие правила:
Итог дебетовых начальных сальдо по счетам должен равняться итогу кредитовых начальных сальдо;
Итог дебетовых оборотов за период должен равняться итогу кредитовых оборотов;
Итог дебетовых конечных сальдо по счетам должен равняться итогу конечных кредитовых сальдо.
Данные оборотно-сальдовой ведомости об остатках по счетам используются при составлении бухгалтерского баланса.
Пример.Торговая организация ООО «Восток» по состоянию на 31 марта имеет следующие показатели (в скобках указаны номера синтетических счетов):– основные средства (01) – 500 000 руб.;– амортизация по этим основным средствам (02) – 100 000 руб.;– товары (41) – 300 000 руб.;– деньги в кассе (50) – 20 000 руб.;– деньги на расчетном счете (51) – 115 000 руб.;– задолженность перед поставщиками товара (60) – 175 000 руб.;– кредит в банке (66) – 300 000 руб.;– задолженность перед работниками по заработной плате (70) – 90 000 руб.;– уставный капитал (80) – 200 000 руб.;– нераспределенная прибыль (84) – 70 000 руб.Хозяйственные операции апреля были отражены в бухгалтерском учете следующими записями:
Для простоты примера проводки составлены таким образом, чтобы каждый счет был задействован в операциях один раз по дебету и один раз по кредиту, кроме счетов 51 и 90. Поэтому оборотная ведомость, данные из которой берутся для оборотно-сальдовой ведомости, составляется только по этим синтетическим счетам.
И наконец, составляем оборотно-сальдовую ведомость за апрель:
Ведение бухгалтерского учета основано на сборе и оформлении документов, фиксирующих факты и явления хозяйственной деятельности предприятия. Поэтому любая официальная бумага, поступившая в бухгалтерию, не только должна быть проверена по форме и содержанию, но и в обязательном порядке зарегистрирована и подшита для сдачи в архив. А все финансовые данные, отраженные в счетах, договорах, актах, накладных заносятся финансовым работником предприятия в специальную бухгалтерскую программу, которая автоматически их группирует в системе аналитических и синтетических счетов. Таким образом формируются сведения о движении финансовых и материальных ресурсов, фиксируется источник их поступления, а также отражается информация о дебиторской, кредиторской задолженности и об остатках имущества на счетах предприятия. Иными словами, все данные из первичных и внутренних документов предприятия заносятся в специальные счетные таблицы, которые называются учетными регистрами.
Что относится к регистрам бухгалтерского учета
Регистры бухгалтерского учета – это важные элементы бухгалтерского учета, которые помогают сохранить и упорядочить информацию, отраженную в первичных финансовых и налоговых документах. Он предназначен для систематизации хозяйственных операций на бухгалтерских счетах. Регистры могут иметь разное внешнее оформление, содержаться в специальных журналах, на листах, а также ведение реестров может осуществляться с помощью вычислительной техники. Если для ведения учетных регистров используются компьютеры, то необходимо предусмотреть, чтобы информацию можно было представить на бумажных носителях.
До 2013 года информация, которая содержалась в реестрах бухгалтерского учета на различных предприятиях, являлась коммерческой тайной. Регистры играют две основные роли в хозяйственной деятельности предприятия. Во-первых, на них отображается итоговая информация на бухгалтерских счетах. Во-вторых, благодаря данным документам формируется бухгалтерская отчетность, отображающая результаты деятельности предприятия за определенный период.
Формы регистров
До 2013 года форма реестров бухучета имела единый образец для всех субъектов хозяйственной деятельности. Соблюдение общепринятой формы являлось обязательным для всех юридических лиц. Однако на сегодняшний день все кардинально изменилось. Формы регистров бухгалтерского учета принимаются руководителями предприятий. Несмотря на серьезные изменения, в регистрах должна быть отображена определенная информация, а именно:
- заголовок;
- название предприятия, на котором заполняется соответствующий реестр;
- период, в течение которого проводилось ведение данного реестра бухучета;
- классификация учетных объектов по определенному виду;
- валюта операции;
- должность лиц, которые являются ответственными за ведение соответствующего реестра;
- реквизиты ответственных лиц.
Классификация бухгалтерских регистров
Существуют три основные классификации регистров бухгалтерского учета. Первая классификация отображает назначение определенных реестров бухучета. Бывают:
- Хронологические. События, которые имели место в хозяйственной деятельности, отображаются в хронологическом порядке с течением времени (регистрационные журналы).
- Систематические . Заполнение происходит в соответствии с определенными бухгалтерскими счетами. Получается некая систематизация хозяйственной деятельности (сальдовая ведомость).
- Комбинированные регистры бухучета – это регистры, которые объединяют два предыдущих вида. Использование различных способов записи операций хозяйственной деятельности делает представление более наглядным. Таким образом, запись систематических и хронологических списков носит название комбинированных и предлагает более наглядное представление информации.
Классификация учетных регистров
Реестры могут различаться по обобщению информации:
- Синтетический регистр в бухгалтерском учете – это регистр, при регистрации операции в котором указывается только дата и сумма.
- Аналитические. Кроме информации, которая относится к реквизитам операции, отображается определенное описание данной хозяйственной операции.
Для более полной информации, как и в случае с комбинированными регистрами, могут производить объединение синтетических регистров с аналитическими. В результате такого отображения итоги по каждому из регистров совпадают, что позволят освободить себя от дополнительной проверки правильности расчетов.
Последняя классификация реестров является по внешнему виду:
- Книжное представление. Реестр имеет вид книги, листы которой подшиваются специальным образом, а также пронумеровываются. В конце ставится соответствующая печать и подписи лиц, которые являются ответственными за данный регистр.
- В виде карточки. Данный регистр – это машинописная таблица.
- На свободном листе. Таблица, которая так же, как и книга, впоследствии подшивается. Для регистров на свободных листах ведется специальный реестр, чтобы избежать подмен и других противоправных действий с любой стороны.
- На машинном носителе. Документ электронного образца, который подтверждается специальной электронной подписью и хранится на магнитном носителе. Главным назначением является своевременная печать электронной информации на бумажных носителях.
Защита учетных реестров и исправление ошибок
Лица, которые заполняют и подписывают учетные реестры, отвечают за правильность отражения тех или иных бухгалтерских операций. Они также несут ответственность за достоверное отображение информации на счетах бухгалтерского документа. Хранение регистров должно сопровождаться надежной защитой от неправомерного доступа посторонних лиц, не имеющих соответствующих полномочий для совершения подобных действий. Несанкционированные исправления могут повлечь за собой ответственность.
Исправление ошибок же должно проходить в надлежащей форме, быть обоснованным, а также подтверждаться подписью лиц, которые вносят изменения в регистры. В конце обязательно указывается дата проведения исправление. Разглашение информации, которая содержится в реестрах и не может быть публично озвучена, несет за собой ответственность в соответствии с действующим российским законодательством.
Если вдруг была обнаружена ошибка в документе, то ответственное лицо имеет право внести свои коррективы, подтвержденные личной подписью. Элемент, который является неверным, зачеркивается одной линией для того, чтобы его можно было распознать. Сверху исправления пишется верная информация. Более того, ответственное лицо должно в регистре дать письменное разъяснение той или иной корректировке.
Пример бухгалтерского реестра
Для тех, кто хочет конкретно узнать, что такое регистры бухгалтерского учета, пример будет представлен дальше. Оборотно-сальдовая ведомость является едва ли не самым распространенным регистром в синтетическом учете. Данная ведомость имеет широкое применение при составлении учетного баланса.
Представляется информация в специальной таблице, которая делится на три блока. В первом блоке отображается остаток, который имел место на начало периода. Второй блок содержит оборот хозяйственной деятельности. В третьем блоке записывается сальдо, которое получается в конце периода. В каждом блоке данные записываются по дебету и по кредиту, в результате чего сумма по каждому столбцу должна совпадать. Тех, кого интересует вопрос, что такое учетные регистры в бухгалтерском учете на примере оборотно-сальдовой ведомости, ниже представлена таблица.
| Счет | Сальдо на начало периода | Оборот за период | Сальдо на конец периода | |||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | |
| 01 | ||||||
| 02 | ||||||
| … | ||||||
| Итог | ||||||
В учетной политике, ведя бухгалтерский учет в специально разработанных программах, может учитываться тот факт, что реестры ведутся в формах специального назначения как в электронном формате, так и на бумаге, в основе которых заложены программные реестры. Регистрами, которые формируются на бумаге и в компьютере, может быть Главная книга или оборотно-сальдовая ведомость, которая была представлена выше.
Любое предприятие во время своей хозяйственной деятельности обязано применять учетные регистры согласно российскому законодательству. На основании данных документов в будущем формируется отчетность за определенный период деятельности компании. Также наличие реестров необходимо для систематизации важных данных бухгалтерского учета, в которых учитываются все хозяйственные операции данного предприятия.
Разработка форм регистров коммерческих юридических лиц ложится на административный аппарат предприятия с последующим утверждением со стороны руководителя. На основе утверждения глава компании издает приказ. На предприятиях государственной формы собственности данный аспект утверждается вышестоящим органом в лице Министерства финансов Российской Федерации.
Является документ, в котором отражаются, накапливаются и систематизируются факты о хозяйственной деятельности компании, содержащиеся в первичных учетных документах. Такое определение следует из статьи 10 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ. В этом и заключается само предназначение регистров: они позволяют изучить структурированную информацию в рамках ведения учета компании, и на их основе в конечном счете составляется вся бухгалтерская отчетность организации.
В учете выделяют регистры синтетического и аналитического учета. Напомним, что бухгалтерский учет, который ведет компания, разделяется на аналитический и синтетический . Первый представляет из себя данные по конкретным счетам в разрезе детальной информации о тех или иных движениях и остатках на рассматриваемом счете. Второе понятие подразумевает отражение информации по счетам в целом, дающей представление об общих показателях деятельности компании. Регистры синтетического и аналитического учета, фактически являющиеся документальной формой отражения такой информации, разделяются по тому же признаку.
Регистры синтетического учета содержат общие данные об учете компании по различным направлениям ее деятельности. В регистрах аналитического учета представлена детализированная информация о конкретных фактах хозяйственной деятельности.
Формы регистров синтетического и аналитического учета
Формы применяемых регистров компания вправе разрабатывать самостоятельно. Однако Федеральный закон № 402-ФЗ предъявляет к обоим видам данных документов одинаковые требования на предмет содержания в них необходимых реквизитов. Это:
- наименование регистра;
- название компании-составителя регистра;
- период, за который данный документ составлен либо же дата начала и дата окончания ведения регистра;
- группировка объектов бухгалтерского учета: либо системно, либо хронологически;
- величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета, указание единицы измерения;
- наименования должностей ответственных за ведение регистра лиц, их фамилии, инициалы и подписи.
Как аналитические, так и синтетические регистры могут вестись в бумажном виде или в электронном. Различные бухгалтерские программы, с помощью которых подавляющее большинство компаний ведет бухучет, позволяют формировать электронные регистры на основании внесенных в программу данных. Таким образом, если бухгалтер корректно и своевременно отражает в такой программе все операции на основании первичных документов , то он может распечатать учетный регистр в любой момент по заданным условиям и за требуемый период времени.
Примеры регистров учета
Если говорить о конкретных примерах, то в качестве регистров аналитического учета можно привести карточку того или иного счета с разбивкой объектов или операций, отраженных по данному счету. К таким же регистрам относится аналитическая ведомость или оборотно-сальдовая ведомость по счету . Главная специфическая черта такого документа, как следует из всего выше сказанного, – содержащаяся в нем детальная информация об объектах имущества, средствах, обязательствах и тому подобные данные.
Регистром синтетического учета является в первую очередь оборотно-сальдовая ведомость, а также главная книга, журналы-ордера, словом все те документы, в которых представлена обобщенная информация об остатках на дату начала и окончания периода составления регистра и оборотах за этот же период по всем используемым синтетическим счетам компании.
Основными регистрами при журнально-ордерной форме учёта являются журналы-ордера следующих наименований:
№ 1 по учёту денежных средств по кредиту счёта 50 «Касса»
№ 2 по учёту денежных средств по кредиту счёта 51 « Расчётный счёт»
№ 3 по кредиту счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами»
№ 4 по кредиту счёта 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда»
№ 5 «Прочие операции» по кредиту прочих счетов.
Журналы-ордера построены по кредитовому признаку, т.е. регистрация кредитовых оборотов по каждому балансовому счёту производится в корреспонденции с дебетуемыми счетами. В журналах-ордерах отражаются все операции, относящиеся к кредиту того или иного счёта в корреспонденции с дебитом соответствующих счетов. Это позволяет избежать повторных записей.
Для обеспечения правильного отражения данных в журналах-ордерах предусмотрена действующая в страховых организациях корреспонденция счетов и перечень показателей, необходимых для квартальной и годовой отчётности. В журналах-ордерах, предназначенных для синтетического и аналитического учёта, записи производятся как в разрезе синтетических счетов, так и субсчетов.
Журналы-ордера открываются на каждый месяц с указанием в них входящего остатка. Записи в журналы-ордера производятся на основании проверенных и надлежаще оформленных первичных документов.
По окончании записей в журналах-ордерах подсчитываются итоги за отчётный период по каждой графе и выводятся остатки на конец месяца, которые переносятся в журналы-ордера, как входящие, на следующий месяц.
После подсчёта и проверки итогов записей за истекший месяц журналы-ордера подписываются лицом, их составившим.
Месячные итоги журналов-ордеров и ведомостей записываются в Главную книгу по отдельным счетам бухгалтерского учёта, о чём в журнале-ордере делается отметка (проставляется дата и подпись лица, производившего запись в Главную книгу).
По активно-пассивным счетам итоги оборотов в журналах-ордерах предварительно сверяются с итоговыми данными оборотных ведомостей по этим счетам.
Построение журналов-ордеров и порядок их ведения позволяют контролировать правильность и полноту бухгалтерских записей как ежедневно, так и по окончании отчётного периода.
Контроль осуществляется путём сверки записей в учётных регистрах с оправдательными документами. Изменение оборотов в текущем месяце по операциям, относящимся к прошлым периодам, отражается в журналах-ордерах дополнительной записью (уменьшение оборотов – красным сторно).
После записи в Главную книгу исправления в журналах-ордерах не допускаются. Необходимые уточнения оборотов оформляются бухгалтерской справкой, данные которой заносятся в Главную книгу обособленно.
Главная книга предназначена:
· Для ведения учёта по синтетическим счетам;
· Для обобщения данных по журналам-ордерам;
· Для проверки правильности произведенных записей по журналам-ордерам;
· Для составления баланса.
Главная книга открывается на 1 год. Первоначально в ней показывается остаток на начало отчётного периода, а затем текущие обороты за месяц на основании журналов-ордеров. По окончании отчётного периода выводится остаток на конец месяца. Если по отдельным счетам в течение месяца не было операций, то остаток по ним из журналов-ордеров за предыдущий месяц переносится в следующий.
Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется путём подсчёта сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых оборотов должны быть равны суммам кредитовых оборотов, а суммы дебетовых сальдо равны сумме всех кредитовых сальдо.
Аналитический учёт страховые организации осуществляют в следующих учётных регистрах:
1. Сводные приходные и сводные расходные ведомости;
2. Ведомости аналитического учёта по счетам 38 и 22;
3. Оборотные ведомости;
4. Лицевые счета страхователей и страховых агентов.
Ведомости аналитического учёта предназначены для детального учёта всех операций, осуществляемых на счетах 38 и 22. Ведомости аналитического учёта по счетам 38 и 22 заполняются на основании данных сводных приходных и сводных расходных ведомостей. Предварительно в графу «Итого с начала года» в ведомостях по указанным счетам соответственно переносятся итоги за предшествующий период из предыдущих ведомостей аналитического учёта по этим счетам. Затем в ведомости аналитического учёта переносятся данные итоговой строки из каждой сводной приходной и сводной расходной ведомостей в порядке последовательности по видам выплат и видам страхования. Итоги по каждой графе в целях контроля обязательно подсчитываются.
После перенесения в ведомости всех сумм из сводных приходных и сводных расходных ведомостей подсчитывается общий итог за месяц и итого с начала года. Перед этим тщательно проверяются итоги по всем графам и строкам.
Оборотные ведомости по аналитическим счетам в страховых организациях бывают различными. Это объясняется особенностями показателей, характеризующих объекты аналитического учёта. Так учёт большинства источников средств ведётся только в денежном выражении, поэтому в оборотной ведомости по таким аналитическим счетам предусматриваются колонки лишь для денежных показателей. А вот материальные ценности учитываются не только в денежном выражении, но и в натуральном, поэтому в оборотных ведомостях по ним следует иметь колонки для указания, как сумм, так и количества.
Таким образом, оборотные ведомости по счетам аналитического учёта представляют собой своды оборотов и сальдо по всем счетам аналитического учёта, объединяемым одним синтетическим счётом, и предназначены для проверки правильности учётных записей по этим счетам, а также для контроля за состоянием и движением отдельных видов средств страховой организации и их источников.
Для учёта страховых платежей по видам страхования и по каждому страховому агенту ведётся книга формы № 21. Данные этой книги являются также основанием для начисления комиссионного вознаграждения каждому страховому агенту.
Страховые организации могут применять дополнительно и другие регистры аналитического учёта.
Бухгалтерский баланс
Исходя из сущности двойной записи одной и той же суммы на взаимно-корреспондирующих счетах вытекает то, что если вывести остатки на определённую дату по всем синтетическим счетам, то сумма дебетовых остатков покажет общее состояние средств, а сумма кредитовых остатков источники этих средств. Эти части должны быть равны. Это равенство лежит в основе составления бухгалтерского баланса.
БУХГАЛТЕРСКИЙ БАЛАНС – это метод группировки и обобщения средств страхового фонда и его источников на определённую дату.
Поскольку счета бывают активные, пассивные и активно-пассивные, то и баланс состоит из 2 частей: актива и пассива.
В активе отражаются средства страховой организации по их составу и размещению.
В пассиве баланса отражаются источники образования средств страховой организации.
Актив и пассив баланса страховой организации имеют по 3 раздела:
· 1 раздел актива баланса отражает основные средства страховой организации, долгосрочные финансовые вложения, капитальные вложения;
· 2 раздел актива баланса отражает нематериальные активы страховой организации страховой организации;
· 3 раздел актива баланса отражает наличие денежных средств в кассе и на счетах страховой организации (расчётный, валютный, депозитный, трастовый счета), размер дебиторской задолженности, расчёты по прямому страхованию;
· 1 раздел пассива баланса отражает источники собственных средств страховщика (уставный фонд, резервный фонд, нераспределённая прибыль страховой организации, фонды специального назначения);
· 2 раздел пассива баланса отражает заёмные средства страховой организации (кредиты банков);
· 3 раздел пассива баланса отражается кредиторская задолженность и суммы страховых резервов по рисковым и накопительным видам страхования.
Итог актива баланса должен быть равен и тогу пассива баланса.
В страховых организациях баланс составляется по состоянию на 1 апреля, 1 июля, 1 октября, 1 января.
Бухгалтерский баланс является:
1. Методом контроля за правильным, достоверным и законным ведением бухгалтерского учёта в страховых организациях;
2. Показывает реальные результаты финансово-хозяйственной деятельности страховщика;
3. Источником для глубокого анализа страховых операций.
В основе журнально-ордерной формы бухгалтерского учета лежат принципы накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, позволяющие обеспечить синтетический и аналитический учет средств, источников и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета.
Аналитический и синтетический учет осуществляют в единой системе записей, используя для этого два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. Основными регистрами являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяются в тех случая, когда необходимы аналитические показатели, которые сложно получить непосредственно в журналах-ордерах. Поэтому данные первичных документов предварительно группируются в ведомостях, а их итоги затем переносятся в журналы-ордера.
В основу построения журналов-ордеров положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций: данные первичных документов записываются только по кредиту соответствующих счетов с одновременным отражением по дебету корреспондирующих счетов.
В порядке исключения кассовые операции, операции по расчетному и валютному счетам в банке регистрируются в журнале-ордере по кредиту, а в ведомости по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций. Это необходимо для контроля, а так же для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы записями в разных журналах-ордерах.
Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу.
В работе необходимо заполнить ведомости и журналы-ордера, указанные в приложении Б, и выполнить необходимые расчеты.
Ведомости и журналы-ордера в курсовой работе заполняют в следующей последовательности:
1. Журнал-ордер № 1 и ведомость № 1.
2. Журнал-ордер № 2 и ведомость № 2.
3. Журнал-ордер № 6, «Аналитические данные по учету отклонений в стоимости материалов к журналу-ордеру № 6 за декабрь 200Х г.» и «Аналитические данные по учету затрат на заготовление и приобретение материалов к журналу-ордеру № 6 за декабрь 200Х г.».
Аналитические данные к счету 68 «Расчеты по налогам и сборам»;
Аналитические данные к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
5. Журнал-ордер № 7.
6. Журнал-ордер № 8.
7. Ведомости № 12:
Затраты по цеху № 1;
Затраты по цеху № 2;
Затраты по ремонтно-механическому цеху;
- «Всего по корреспондирующим счетам» (к переносу в журнал-ордер № 10).
8. Ведомость № 15.
9. Журнал-ордер № 10, раздел 1 «Издержки производства», раздел 2 «Расчет затрат на производство по экономическим элементам».
10. Журнал-ордер № 10/1.
11. Журнал-ордер № 11.
12. Аналитические данные к счету 91«Прочие доходы и расходы».
13. Аналитические данные к счету 99 «Прибыли и убытки» (выписка из журнала-ордера № 15).
14. Журнал-ордер № 16.
15. Ведомость № 18.
4.3 Главная книга
Итоги журналов-ордеров, подведенные в конце месяца, отражаются в Главной книге, в которой для каждого счета отводится один лист.
По данным Главной книги составляется сальдовый бухгалтерский баланс. В тех случаях, когда остатки по бухгалтерскому учету необходимо показать в балансе по нескольким статьям, запись производится на основе учетных регистров.
Главная книга открывается на год и служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления сальдового бухгалтерского баланса. В ней записываются по каждому счету (субсчету) сальдо на начало месяца, обороты по дебету, кредиту счетов и сальдо на конец месяца. В Главной книге данные о текущих оборотах имущества (средств) записываются только по синтетическим счетам. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету – в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется путем подсчета суммы оборотов и сальдо по всем счетам бухгалтерского учета.
Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также суммы дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.
При внесении записей в Главную книгу общие итоги “С кредита счета” из каждого журнала-ордера записываются в кредит счета, обороты которого зарегистрированы в данном журнале-ордере. Частные итоги в журнале-ордере “С кредита счета / в дебет счета” записываются в дебет тех счетов, по вертикальным графам которых они значатся.
Таким образом, в дебете и кредите Главной книги будут записаны обороты из всех журналов-ордеров. Кроме того, в Главную книгу переносятся сальдо первоначального баланса по каждому счету.
В курсовой работе приводятся выписки из Главной книги по каждому счету за декабрь месяц и по субсчетам к счетам 76,90,91.
К счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» открывают субсчета:
76-1 «Расчеты с разными дебиторами»;
76-2 «Расчеты с разными кредиторами».
К счету 90 «Продажи» открывают субсчета:
90-1 «Выручка»;
90-2 «Себестоимость продаж»;
90-3 «НДС»;
90-6 «Общехозяйственные расходы»;
90-7 «Расходы на продажу»;
90-9 «Прибыль (убыток) от продаж».
К счету 91 «Прочие доходы и расходы» открывают субсчета:
91-1 «Прочие доходы»;
91-2 «Прочие расходы»;
91-9 «Сальдо прочих доходов и расходов».
В качестве начального сальдо показывается остаток по счету (субсчету) по состоянию на 1 декабря, который определяется по данным таблицы “Сальдо на начало года и обороты за январь-ноябрь 200Х г. по счетам синтетического учета” (приложение А).
