Командировочными называются дополнительные расходы сотрудников во время рабочих поездок, не учтенные в регулярной заработной плате и подлежащие обязательной компенсации. Чтобы избежать возможных разногласий между работодателем и работником, эта статья рабочих издержек регулируется законодательно Трудовым Кодексом РФ. Наравне с прочими выплатами, размер командировочных должен ежегодно пересчитываться в соответствии с актуальными ценами. С уточный размер командировочных расходов 2017 также претерпит некоторые изменения по отношению к текущему году. Об этом, а также об способах начисления и выплат соответствующих компенсаций, расскажем в данной статье.
Расходы, подлежащие компенсации и их подтверждение
Итак, прежде чем говорить, какие будут командировочные расходы в 2017 году, стоит разобраться, какие именно траты подлежат компенсации, а также каким способом они подтверждаются для работодателя .
Командировка – это поездка по поручению работодателя для решения рабочих вопросов вне места основной деятельности. При этом иногда командировкой считается даже поездка по городу, если обычно сотрудник проводит рабочее время в одном месте.
Исключение составляют так называемые должности разъездного характера (водитель, выездной тренер, торговый представитель и так далее) . Для них основная оплата труда уже содержит предполагаемые издержки на поездки. Во всех остальных случаях компенсации подлежат расходы на личные нужды – суточные, а также прочие траты, например, на транспорт и аренду жилья.
Суточные
Командировочные, полагающиеся на личные нужды, могут быть израсходованы по усмотрению работника . Они имеют законодательно фиксированный размер и не требуют какого-либо документального подтверждения в виде чеков, актов и т. д. Для их начисления работнику достаточно заполнить соответствующую служебную записку в определенный срок. В расчет суточных включаются все дни, проведенные в поездке: время в пути, выходные, больничные и так далее.
Несмотря на рост цен, Правительством было принято решение не увеличивать размер суточных. И так происходит уже не первый год. Норма возмещения командировочных расходов 2017 при поездках по России аналогична нынешнему году – 700 рублей. Однако в случае перемещений по своему региону работнику полагаются компенсации возможных издержек в меньшем размере – порядка 300 рублей в день. М инимальный размер командировочных расходов в России в 2017 году законодательно не установлен, а оставлен на усмотрение работодателя.
Рабочие поездки за границу
Командировки могут быть разные. Некоторым работникам требуется проводить рабочее время в разных городах нашей страны, а некоторым – выполнять более длительные поездки за рубеж. Заграничные рабочие путешествия связаны с дополнительными издержками, которые не присутствуют при внутренних. По этой причине оплата командировочных расходов зависит от дальности рабочей поездки.
В случае поездок за границу размер суточных командировочных отличается от внутрироссийских в большую сторону. Во-первых, заметна разница в цене. Во-вторых , в дальней поездке вероятность непредвиденных трат выше. Командировочные расходы за границу 2017 также остались неизменными и составляют 2500 рублей. Выплата заграничных суточных осуществляется по предоставлению соответствующей служебной записки, и рассчитываются обычно по печатям в загранпаспорте.
Другие затраты, подлежащие компенсации
При поездках зачастую необходимо потратиться на перемещение к нужному месту и проживание там. Учитывая нынешние цены, для многих очевидно, что такого рода расходы значительно больше выделяемой суммы. Да и относятся они к тратам, на которые сам работник повлиять не может. Потому их полностью компенсирует работодатель.
Такого рода расходы необходимо подтверждать. Например, при покупке билета, необходимо прикрепить к служебной записке соответствующую квитанцию. А при аренде жилья – чек. Список таких издержек, подлежащих компенсации, обычно учитывается в трудовом договоре. Но обычно работодатели готовы оплачивать только самое необходимое: транспорт к месту назначения и там, проживание, иногда связь, если это нужно для конкретной работы. В случае заграничных поездок оплачиваются также расходы на необходимое оформление документов, например, визы или загранпаспорта.
Однако некоторые компании готовы компенсировать значительно больше, даже расходы на питание при предъявлении соответствующих документов . Но это необходимо оговаривать заранее.
Изменения 2017
Изменения, касающиеся суточных командировочных, в будущем году коснутся работников лишь отчасти. В нынешнем году Президент подписал Указ, вступающий в силу с 1 января, определяющий
Взносами не будут облагаться суточные по России до 700 рублей и за границей до 2500 рублей. До этого времени такого лимита не было и командировочные любого размера налогами не облагались.
Немногим ранее в Думе рассматривали вопрос полной отмены суточных как таковых. Связано это, скорее всего, с общей ситуацией в стране. Суточные командировочные налогами не облагаются и проходят по бухгалтерии как траты. А налоги – это один из основных способов наполнения государственной казны, испытывающей сейчас заметный дефицит бюджета. Так что тот факт, что компенсацию командировочных расходов оставили, но ограничили – уже неплохо.
Пребывание сотрудника в поездке по распоряжению руководителя организации и для осуществления служебных поручений оплачивается с учетом средней заработной платы и суточных за все проведенные в командировке календарные дни.
В текущем 2018 году правительство не изменило порядок выплаты командировочных за границей государства.
Кто может стать зарубежным командировочным, а кто нет
Работодатель не имеет право отправлять в командировку за границу сотрудников, которые:
- находятся в декрете;
- имеют оформленные ученические договорные соглашения;
- состоят на инвалидности с ограниченной разъездной деятельностью;
- являются несовершеннолетними, но выполняют определенные рабочие обязанности в компании.
Но работникам, занимающимся творческой деятельностью, журналистам, певцам, актерам, включая спортсменов, которым еще нет 18 лет, разрешается выезжать по рабочим вопросам за пределы страны.
В заграничную командировку можно отправить рабочих определенных категорий, по их согласию, составленному в письменной форме. Это относится к следующим сотрудникам :
- женщинам, имеющих детей, не достигших трехлетнего возраста, или мужчинам, оставшихся с детьми того же возраста без матери, также женщины в роли матери-одиночки;
- у которых есть ребенок-инвалид;
- если они присматривают или ухаживают за больным близким членом семьи;
- с установленной группой инвалидности, выполняющих программные процедуры по восстановлению организма.
Перечисленные категории служащих могут отказаться от поездки за границу по работе. Это право должно быть прописано в письменном согласии на командировку, что подтверждает их осведомленность относительно этой возможности.
Зачастую специалисты задаются вопросом по оформлению рабочей поездки за пределы страны должностному лицу, если он занят по совместительству внутри организации. Такие сотрудники могут выезжать в рабочих целях, но это должно быть грамотно отражено в документах, касающихся второго места работы.
Вычисление налога на доходы физических лиц предполагает нормирование суточных. Командировки за пределы нашей страны не предусматривают налогообложение на суммы расходов сотрудника за проживание, если они не превышают 2500 рублей за один день, согласно той же статье Налогового кодекса. К примеру, если размер суточных, оплачиваемых организацией, составляет 2700 рублей, тогда 200 рублей из этой суммы облагаются налогом.
Аналогичным способом производят пенсионные выплаты, медицинские взносы, компенсации по больничному лицу и уходу за ребенком.
Таким образом, компенсация сотруднику за пребывание в зарубежной командировке предусматривается 168 статьей Трудового кодекса Российской Федерации . Если организация бюджетная, то сумма суточных вычисляется согласно законодательным актам. Остальные организации сами устанавливают их размер.
Подробная информация по загранкомандировкам представлена в данном семинаре.
При назначении работника в командирование компания не только оплачивает расходы на транспорт и по аренде жилья, но выплачивает и суточные. В связи с последними расходами у бухгалтеров и руководителей возникают вопросы. Не всегда понятно, в каких случаях данные выплаты назначаются, каков их размер и порядок расчета.
Суточные в командировках - изменения в законодательстве на 2018 год
Для начала необходимо разобрать, что такое суточные расходы в командировке. По статье 168 ТК РФ законодательство определяет данные выплаты как возможность компенсировать сотруднику расходы в связи с его проживанием вне пределов постоянного места жительства.
До недавнего времени такие выплаты при расчете не облагались налогом. С начала 2018 года Постановление Правительства предписывает определенные лимиты, которые по-прежнему не облагаются налоговыми и страховыми взносами:
- 700 рублей для поездок по России;
- 2500 рублей для командировочных за границу.
Предел данных выплат при этом не ограничен как и раньше. Однако суммы сверх указанного лимита теперь облагаются взносами в стандартном порядке.
Размер суточных в командировке по России
Минимальный размер суточных в командировке на 2018 год по России, как и за границей, законодательством не предусматривается. То есть на практике начисление осуществляется по усмотрению работодателя в соответствии с локальными нормами организации.
Однако правила направления в командировку предписывают, что сотрудник не должен оказаться в худших условиях по сравнению с текущими. Поэтому во избежание трудовых споров при расчете рекомендуется придерживаться следующих минимальных рамок:
- при назначении в пределах того же региона - 200-300 рублей;
- для другого региона - от 500 рублей.
Законодательство предусматривает, что норма суточных должна быть прописана в локальном положении о командировках . Также она может указываться в нормативных актах, по которым работник направляется в поездку.
Командировка за границу - суточные в 2018 году
Отдельно необходимо рассмотреть командировочные расходы при направлении за границу. В данной ситуации рекомендуется руководствоваться Постановлением Правительства под номером 812 . Данное законоположение предписывает определенные размеры расходов для каждой страны.
Такое предписания относятся к работникам бюджетных организаций. Поэтому для внебюджетных компаний они носят скорее рекомендательный характер. В данном вопросе также необходимо учитывать установленный порог в 2500 рублей. Все средства, которые превышают данное значение подлежат налогооблажению.
Руководитель вправе самостоятельно решать, в какой валюте он выплачивает командируемому деньги. Расчет при этом производится в соответствии с текущим курсом Центрального Банка РФ.
Суточные в командировках в бюджетных учреждениях
Постановление Правительства под номером 729 регулирует начисление всех командировочных выплат. Оно также предписывает фиксированный размер начислений по расходам на одни сутки для поездок в пределах России. На 2018 год для работников бюджетных учреждений размер суточных составляет 100 рублей.
Для расчета выплат в сутки при заграничных поездках необходимо обращаться к Постановлению Правительства под номеров 812. Приложение к данному документу регулирует выплаты согласно расчету по каждой стране в отдельности.
Выплата суточных при командировках
Один из главных вопросов, который возникает при выдаче командировочных - это как считают суточные в командировке. Рассчитать данное положение не составляет труда. Для этого необходимо установить количество командировочных дней. Полученное значение умножается на указанную в нормативе сумму.
Если к примеру сотрудник 4 дня находится за пределами России и на пятый день приезжает, то выплата рассчитывается соответственно этим значениям. То есть 4 дня оплачиваются как заграничные, пятый - как внутри России.
Расчет суточных при командировках в 2018 году
Для наглядности можно рассмотреть пример расчета на 2018 год. Сотрудник отправляется в командировку с первого по девятое октября. Едет он за границу, по приказу прибывает девятого вечером, то есть всего восемь дней.
Организация установила, что для страны назначения выплата средств в сутки составляет 2800 рублей, а по России - 600 рублей. Первое значение необходимо умножить на семь дней - выходит 19600. К ним прибавляются 600 рублей за день по России, итого 20200 выдаются на руки командируемому.
Но поскольку лимит превышен, то следует вычесть и налоги. Вместе со страховыми взносами они к примеру составят 18%. Лимит превышен на 300 рублей, их также необходимо умножить на 7 дней - 2100. Далее нужно найти указанный процент от полученной суммы - 378 рублей потребуется уплатить за превышение лимита.
Командировка на один день - суточные в 2018 году
Законодательство предписывает, что однодневная командировка не требует начисления суточных. То есть возмещаются фактически только транспортные услуги и организационные расходы. Однако локальное положение организации может предусматривать такое начисление на расходы.
Оформляется такая сумма обычно из расчета 50% от установленного размера начислений для поездок за границу. По России такие средства могут не выплачиваться вообще, но работодатель может оформить их отдельным платежом на текущие расходы. Налог с такой выплаты при расчете не удерживается, если сумма находится в пределах лимита.
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). При этом работодатель обязан возмещать работникам расходы, связанные с командировками. К числу возмещаемых расходов относятся и суточные, т. е. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ст. 168 ТК РФ). О величине суточных при командировках за рубеж, а также их налогообложении мы рассказывали в нашей . В этом материале расскажем о суточных при командировках по РФ.
Нормы суточных при командировках в 2017 году (размер) по России
Величина суточных при командировках по РФ, а также порядок их возмещения устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 168 ТК РФ). Это означает, что единая норма суточных командировочных расходов в 2017 году, которая была бы обязательна для всех организаций, не установлена.
При этом, в любом случае, такая величина должна быть экономически обоснована.
Налогообложение суточных
В расходах по налогу на прибыль выплаченные суточные учитываются в фактическом размере (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это объясняется тем, что норматив таких затрат в НК РФ не предусмотрен. Аналогично, в размерах, установленных организацией, признаются суточные при применении УСН (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
А вот по НДФЛ норматив в отношении суточных имеется. К суточным по России в 2017 году применяется ограничение в размере 700 рублей за день командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Соответственно, суточные, выплаченные сверх данной величины за каждый день командировки, облагаются НДФЛ.
Размер командировочных расходов в 2017 году (суточных), облагаемый страховыми взносами по НК РФ, аналогичен применяемому при исчислении НДФЛ. Это значит, что взносами на обязательное пенсионное, медицинское и соцстрахование на случай временной нетрудоспособности суточные по РФ облагаются в той части, в которой они превышают 700 рублей в расчете на 1 день командировки (п. 2 ст. 422 НК РФ).
А вот что касается страховых взносов «на травматизм», то вся сумма выплаченных работнику суточных не облагается этими взносами (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ , Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).
Возмещение командировочных расходов (суточных) в 2017 году: учет
В бухгалтерском учете оплата суточных командировочных расходов в 2017 году отражается привычной записью по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счетов учета денежных средств. При этом выплата суточных при командировках в 2017 году может производиться как наличными из кассы организации, так и путем перечисления на счет работника (обычно на его зарплатную карту) (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):
Дебет счета 71 – Кредит счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета»
Когда авансовый отчет будет утвержден, сделаны будут такие бухгалтерские записи:
Дебет счетов 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др. – Кредит счета 71
Работа многих граждан связана с командировками. Организация обязана оплачивать их в соответствии со ст. 167 НК РФ. Кроме среднего заработка, командированный сотрудник вправе претендовать на оплату проезда, проживания и суточных. Закон не устанавливает конкретные размеры данных выплат. Поэтому, они могут утверждаться индивидуально в каждой организации.
Что такое суточные по России в 2018 году
Под суточными подразумевается оплата расходов командированного лица во время поездки. Они выплачиваются с учетом двух основных правил:
Фиксированной суммой за каждый день командировки, включая суточные в выходные дни в командировке и праздничные.
День отъезда – дата отправления транспортного средства из города постоянного места труда в населенный пункт, куда направляется работник. День возвращения – дата прибытия сотрудника в город постоянного места труда.
Если транспорт прибывает до 0 часов включительно, в расчет берутся текущие сутки. При прибытии после 0 часов, сотруднику оплатят еще одни сутки.
Оплата суточных командировочных расходов в 2018 году производится сотруднику за день до направления в командировку авансом.
Такие выплаты положены сотруднику, если командировка занимает больше одних суток. Когда работник утром уезжает, а вечером уже возвращается, суточные ему не положены.
Что входит в суточные командировочные расходы
Это определяет п. 10 постановления Правительства РФ от 13.10. 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». В командировочные расходы суточные в 2018 году включают ежедневные траты в стороннем от места жительства городе (питание, иные допрасходы, связанные с проживанием вне дома). Кроме суточных сумм, командировочное лицо получит средства на оплату жилья и билетов до места назначения и назад.
Размер суточных в 2018 году
Законодательство не устанавливает пределы выплат суточных сумм работникам. Работодатель вправе самостоятельно локальным актом определить размер суточных командировочных расходов в 2018 году. При этом, они могут быть отличны для руководителя и простого служащего.
На законодательном уровне существуют ограничения для начисления налогов и взносов. Согласно ст. 217 НК не подлежат налогообложению нормы суточных в командировке 2018 г.:
- командировка по РФ – 700 руб.;
- командировка за рубеж – 2500 руб.
Также согласно Постановлению Правительства РФ №729 от 02.10.2002 г. суточные при командировках в 2018 году в коммерческих организациях не могут быть меньше величины, установленной для бюджетных учреждений. Минимальный размер суточных составляет 100 рублей в день.
Получается, размер суточных при командировках в 2018 году работодатель устанавливает самостоятельно. Но, забывать о начислении налогов не стоит.
Если командированному сотруднику на территории РФ за сутки выплачивается, к примеру, 500 рублей, налоги платить не нужно. А при выплате суточных сумм по РФ, предположим 1400 руб., с суммы (1400 – 700) = 700 рублей, придется заплатить страховые взносы в ПФ и ФСС, а также НДФЛ 13 %. Поэтому, как рассчитать суточные, напрямую зависит от размера выплачиваемых сумм.
Как посчитать суточные при командировке, пример
Предположим, сотрудник был направлен в командировку по России на срок 14 дней: на 1 июля 2018 г. 13 - 00 у него куплен билет на поезд, 14 июля в 17- 00 он прибывает назад. Размер ежедневных суточных в организации составляет 650 рублей. Получаем следующий расчет:
- 14 х 650 = 9100 рублей – суточные.
За 14 дней у командированного лица в любом случае будут выходные дни. Оплата суточных в выходные дни в командировке производится также в полном объеме, поэтому дни отдыха выкидывать из расчета нельзя.
Пример, как считаются суточные в командировке при превышении лимита.
Если, допустим, сотрудник отправляется в командировку на тот же срок, но сумма командировочных расходов суточных в 2018 году составит 800 рублей, расчет будет несколько иным:
- С разницы (800 – 700) = 100 рублей, работодатель удержит НДФЛ 13 %:
- 100 – (100 х 13 %) = 87 руб.
- Сумма суточных составит тогда:
- (700 + 87) х 14 = 11018 руб., а в бюджет надо перечислить 13 руб. х 14 дней = 182 руб. НДФЛ
- Дополнительно с суммы превышения лимита организация за счет собственных средств заплатит страховые взносы в ПФ и ФСС.
Также, сотруднику будут оплачены билеты на поезд и каждый день на оплату жилья, в зависимости от потраченных сумм. Заработная плата на время пребывания в командировке выплачивается по среднему заработку.
Норма суточных командировочных расходов в 2018 году не установлена законом. Организации вправе утверждать такие суммы самостоятельно специальными локальными актами. При этом, существуют минимальные суточные по РФ – 100 руб. Выплата суточных при командировках в 2018 году сверх установленных законом норм, подразумевает удержание НДФЛ 13 %. Оплата положенных сумм производится до отъезда в командировку. Если такое условие не исполнено, сотрудник вправе не ехать в командировку.
