Памятка по правилам хранения и уничтожения бухгалтерских документов
Нормы, посвященные хранению и уничтожению документов, «разбросаны» по многим нормативным правовым актам, часть которых была принята еще во времена СССР. О том, какие законы, положения и приказы устанавливают правила хранения документов и о том, в чем эти правила заключаются, рассказывает Татьяна Войцехович, ведущий эксперт компании «Делис Архив ».
Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов
Чем регламентируются
При определении порядка хранения документов бухгалтер должен руководствоваться нормативными актами из разных отраслей права. Среди основных нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и сроки хранения бухгалтерских документов, можно выделить следующие:
- Действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105 .
- Основные правила работы архивов организации (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.02);
- Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558).
Как определить сроки хранения
Для установления сроков хранения бухгалтерских документов в первую очередь следует ознакомиться с Перечнем типовых управленческих архивных документов. Он представляет собой обновленную версию более раннего перечня и включает в себя типовые архивные документы организаций (независимо от формы собственности) с указанием сроков хранения. Все документы перечня сгруппированы по разделам, соответствующим общим для большинства организаций управленческим функциям. В частности, раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность», поможет бухгалтеру определить сроки хранения документов своего отдела.
Помимо этого, для быстрого определения сроков хранения бухгалтерских документов можно использовать бесплатный интернет-сервис «Архивист-Онлайн» , который выполняет поиск заданного документа (с указанием срока хранения) по трем основным перечням, включая последний типовой перечень от 25 августа 2010 года.
Требования закона о бухучете
Не стоит забывать и о том, что с 1 января 2013 года в силу вступил Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, причем, эти сроки не могут быть менее пяти лет после отчетного года (ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). Отметим, что в пункте 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н), содержится аналогичное требование.
Требования Налогового кодекса
В соответствии с Налоговым кодексом РФ, налогоплательщики обязаны хранить данные бухгалтерского и налогового учета в течение четырех лет. Это относится к документам, которые служат подтверждением важнейших финансовых операций: получение дохода, уплата (удержание) налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Требования к ООО и акционерным обществам
Открытые и закрытые акционерные общества должны обеспечивать сохранность документов, которые образуются в их деятельности, руководствуясь Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.03 № 03-33/пс). Общества с ограниченной ответственностью могут найти нормы о хранении своих документов в статье 50 Федерального закона от 08.02. 98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». В ней перечислены учредительные и иные организационные документы, подлежащие обязательному хранению.
Сроки хранения электронных документов
В ситуациях, когда бухгалтерские документы были утеряны в результате форс-мажорных обстоятельств (например, стихийное бедствие) или противоправных действий третьих лиц (кража, умышленный поджог), данный факт должен быть подтвержден сотрудниками соответствующих органов. Так, при пожаре таким подтверждением является справка службы пожарного надзора, в случае хищения документов — справка из полиции.
Уничтожение бухгалтерских документов
Первым этапом процедуры уничтожения документов является оценка документов организации с целью установления сроков их ранения. Для экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архив должна быть сформирована постоянно действующая экспертная комиссия.
Обычно в состав экспертной комиссии, утверждаемой руководителем, входят специалисты разных структурных подразделений организации, которые могут определить ценность документов и принять решение об уничтожении тех документов, сроки хранения которых истекли.
При ликвидации организации необходимо также создать экспертную комиссию для экспертизы и последующего упорядочивания архивных документов ликвидируемой организации с целью передачи на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом) или уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
Если организация не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, то уничтожение бухгалтерских документов производится без согласования с архивными органами. В таких организациях документы, подлежащие уничтожению, определяются после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу — после подписания руководителем.
После того как экспертная комиссия провела экспертизу ценности бухгалтерских документов, ей необходимо подготовить акт о выделении дел к уничтожению, который содержит список документов с истекшими сроками хранения. Единой формы акта о выделении дел к уничтожению нет, и организация должна разработать, а затем утвердить его в индивидуальном порядке.
Общая процедура уничтожения документов установлена в пункте 9.9. Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007» (утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.07 № 28-ст).
Обратите внимание: документы могут быть уничтожены только при условии проведения инвентаризации за указанный период. Если инвентаризация не проводилась, проводить уничтожение нельзя.
Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету). К примеру, для дел, составленных в 2010 году, срок хранения начинается с 1 января 2011 года.
Для проведения оперативной утилизации или уничтожения большого объема бухгалтерских документов целесообразно обратиться за помощью к профессиональным архивистам, которые, помимо всего прочего, помогут исключить риски ошибочного отбора документов на уничтожение. Кроме того, бухгалтер будет избавлен от необходимости выполнять работу, выходящую за рамки его прямых обязанностей, а документы (включая акт о выделении дел к уничтожению) будут отвечать всем требованиям законодательства.
Напоследок отметим, что уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения влечет административную ответственность. За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов бухгалтер может быть оштрафован на основании статьи 13.20 КоАП РФ.
Бумаги, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:
- документы налогового учета и отчетности;
- документы бухгалтерского учета и отчетности.
К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры. Сюда же можно отнести и бумаги, служащие основанием для расчетов по НДС (счета-фактуры, книги покупок и продаж). Документы бухучета (отчетности) делятся на три основные группы:
- формы бухгалтерской отчетности;
- регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера и т. п.);
- первичные документы, фиксирующие факт хозяйственных операций.
Кроме того, к бухгалтерским документам относятся и иные бумаги, не включенные в указанные группы (доверенности на получение денег и ценностей, бухгалтерские справки, переписка о дебиторской и кредиторской задолженности, лицевые счета работников и т. п.)
Сроки хранения бухгалтерских документов следует соблюдать
Рассмотрим, в течение какого срока следует хранить те или иные бухгалтерские (налоговые) документы.
Требования законодательства
Какими же сроками следует руководствоваться учреждению? По мнению автора, чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных законодательством, надо хранить документы:
- не менее пяти лет, если Перечнем установлены меньшие сроки хранения бухгалтерских документов;
- в течение сроков, установленных Перечнем, если он предусматривает период хранения, превышающий пять лет.
Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов
За организацию хранения учетных документов, регистров учета и бухгалтерской отчетности отвечает руководитель учреждения (п. 3 ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). А их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер.
За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность - штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб.
Бухгалтерская и налоговая отчетность
Однако для ряда документов срок хранения начинает исчисляться в порядке, отличном от общего.
Так, например, исключение из общего правила составляют книга покупок и книга продаж. Начало срока их хранения (пять лет) определяют с даты последней записи (а не с 1 января следующего года). Об этом сказано в пунктах и Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 .
Особый порядок исчисления сроков предусмотрен и в самом Перечне . В частности, пятилетний период хранения начинает течь:
- для договоров (на оказание аудиторских услуг, кредитных, хозяйственных, имущественного страхования) - с момента истечения срока действия;
- для договора о материальной ответственности - с момента увольнения материально ответственного лица;
- для свидетельств о постановке на учет в налоговой инспекции - с момента снятия организации с налогового учета.
Как хранить бумаги
Для хранения бухгалтерских документов учреждение должно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы.
В частности, бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Документы с грифом «коммерческая тайна» держат в сейфах.
Остальные бумаги хранят в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Какие документы передаются в архив
Чтобы обеспечить условия для хранения документов бухгалтерии, учреждение может организовать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
В архив передают документы постоянного (вечного) и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги (срок хранения до 10 лет включительно) хранят в бухгалтерии до их уничтожения. Основание - пункты 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.
Порядок уничтожения бумаг
Уничтожению документов с истекшим сроком хранения предшествует их экспертиза, на которой выделяют документы постоянного, временного хранения и подлежащие уничтожению. Указанные мероприятия в учреждении осуществляет экспертная комиссия, назначенная приказом руководителя.
Уничтожить документы можно двумя способами.
Воспользовавшись услугами специализированной организации.
В указанной ситуации передача документов на уничтожение оформляется приемосдаточным актом или накладной, где указываются дата их передачи, количество сдаваемых дел и их вес. Передача бумаг на утилизацию должна проходить под контролем работника, ответственного за обеспечение сохранности документов.
Уничтожить документы самостоятельно.
К примеру, путем сожжения либо воспользовавшись уничтожителем бумаг. В этом случае факт уничтожения устаревших документов должна зафиксировать экспертная комиссия, составив соответствующий акт. В связи с отсутствием унифицированной формы указанного акта он составляется в произвольной форме (см.).
В статье найдете готовую таблицу по срокам хранения бухгалтерских, налоговых и других документов в организации. Если уничтожите бумаги раньше, грозят штрафы и доначисления.
Есть документы, которые учреждение должно хранить постоянно, например учетную политику. Таблица со сроками хранения, поможет определить какие бумаги можно выбросить. Ведь сроки у всех разные. Если ошибетесь со сроком и уничтожите архив раньше, то учреждение оштрафуют.
Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету
Срок хранения документов бухгалтерского учета и прочих дел, образующихся в ходе хозяйственной деятельности любого экономического субъекта, определяется на законодательном уровне.
Продолжительность хранения регламентирована в следующих законодательных актах:
- Налоговый Кодекс РФ;
- ФЗ «О бухгалтерском учете» от 12.2011 года за № 402-ФЗ (далее – ФЗ № 402);
- ФЗ « Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 года за № 125- ФЗ (далее ФЗ № 125).
- Перечень типовых управленческих документов, утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 года за № 558 (далее – Перечень).
Согласно этим нормативным актам большая часть налоговых и бухгалтерских бумаг хранится в течение 5 лет с момента завершения их действия.
Могут устанавливаться иные временные рамки, продолжительность которых больше или меньше 5 лет:
- 1 год – для месячной отчетности;
- 3 года – для квартальных отчетов о поступлении валютных средств и платежах;
- 4 года – для счетов-фактур;
- 10 лет – договора, акты о продаже движимого имущества.
- 15 лет – иски, судебные решения и приказы.
- 25 лет или постоянно – уставные документы.
ФЗ № 402 и Перечень устанавливают конкретные сроки хранения бухгалтерских документов в организации. Таблица, приведенная в предыдущем разделе, регламентирует их для каждого наименования (группы) в отдельности.
Таблица: сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов
Проверить, можно ли выкидывать бумаги, поможет таблица сроков хранения:
Документ
|
Срок хранения (кол-во лет)
|
1. Оплата труда
|
Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников в учреждении.
|
Постоянно*
|
Положение об оплате труда и премировании работников
|
Постоянно
|
Табель учета рабочего времени:
Нормальные условия труда
Тяжелые, вредные и опасные условия труда
|
|
Расчетно-платежная ведомость
|
|
Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников
|
|
2. Страховые взносы
|
Карточка индивидуального учета
|
|
Платежные поручения на перечисление страховых взносов
|
Заявление об уточнении основания, типа и принадлежности платежа, отчетного (расчетного) периода или статуса плательщика страховых взносов
|
Расчеты по страховым взносам (формы 4-ФСС и РСВ-1)
|
2.1 Документы для ФСС России
|
Заявление о выделении средств на финансирование предупредительных мер по травматизму
|
|
План мероприятий по предупреждению производственного травматизма
|
|
План финансирования предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний
|
|
Отчет об использовании средств, выделенных на финансирование предупредительных мер по травматизму
|
|
2.1 Документы для ПФР
|
Индивидуальные сведения
|
|
Заявление работника об удержании из его зарплаты дополнительных пенсионных взносов
|
|
Реестр застрахованных лиц (форма ДСВ-3)
|
|
|
Налоговая карточка по учету НДФЛ
|
|
Справка по форме 2-НДФЛ
|
|
Заявление на вычет (стандартный, детский, профессиональный, имущественный, социальный)
|
|
Заявление об отказе от вычета
|
|
Заявление о последовательности применения вычетов
|
|
Бухгалтерская справка о выявлении недоимки по НДФЛ
|
|
Пояснительная записка налогового агента в ИФНС
|
|
Уведомление налогоплательщику о недоимке НДФЛ
|
|
Листок нетрудоспособности
|
|
Журналы регистрации листков нетрудоспособности
|
|
Заявление о выплате пособия
|
|
* Продолжительность хранения не может быть менее 10 лет (это касается организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).
Ответы на популярные вопросы на тему:
Как долго хранить кадровые документы
Сроки для кадровой документации определяются Перечнем. Они варьируются от 12 месяцев до 50 (75) лет. Есть дела, которые следует сохранять постоянно, то есть пока юридическое лицо осуществляет свою деятельность.
В 2016 году в ФЗ № 125 было внесено изменение, которое коснулось кадровых файлов по личному составу. После введения изменений в действие применяются следующие сроки:
- 75 лет для всех бумаг по личному составу, которые были отправлены в архив до 01.01.2003 года.
- 50 лет, для дел, которые были завершены и отправлены на хранение в 2003 году и позже.
Постоянно в компании должны храниться:
- Приказы по основной деятельности;
- Предложения по охране труда, касающиеся улучшения условий труда и списки рабочих мест на которых присутствуют опасные и вредные факторы.
- Протоколы проверки отдела кадров.
- Локально-нормативные акты, касающиеся персональных данных;
- Штатные расписания и т.д.
Оригиналы личных документов работников должны храниться до востребования. Если они остались невостребованными их отправляют в архив на 75 лет.
Меньшие сроки устанавливают для:
- 1 год – для графиков отпусков;
- 3 года – приказы по командировкам;
- 5 лет – табеля учета рабочего времени и приказы, для которых не установлен иной период (премии, выговора и т.д.).
- 10 лет – коллективные договора.
Обратите внимание!
Если приведенные в этом перечне бумаги содержат сведения о работе во вредных и опасных условиях продолжительность их хранения возрастает до 75 лет.
Если у вас остались вопросы по срокам хранение каких-либо документов, смотрите полную таблицу сроков в памятке
Хранение документов в электронном виде
В случае длительного хранения файлов на бумажных носителях всегда существует риск их утраты или порчи (переезд, авария и т.д.) поэтому многие компании дублируют их в электронном виде. Эти файлы также можно сдавать в архив. Для такого способа нужно учесть ряд нюансов:
- Передача может быть произведена посредством отправки через коммуникационные каналы связи или непосредственная передача электронных носителей.
- Распечатывать файлы не нужно.
- Необходимо составить опись передаваемых файлов. В ней нужно указать способ передачи информации (носителя).
- Перед отправкой оцифрованных файлов на хранение нужно убедиться, что они не повреждены и на носителях отсутствуют вирусы.
- В архиве должны быть созданы условия для сохранности и воспроизведения таких файлов.
- Передавать документы нужно на двух носителях, дублирующих друг друга.
- Электронные архивы нужно проверять не реже одного раза в пять лет.
Чтобы передать на уничтожение электронные документы, по которым истек срок хранения, оформите акт о выделении к уничтожению документов
Обратите внимание!
Передавать на архивное хранение нужно бумаги, срок хранения которых составляет более 10 лет. Остальные документы можно хранить на рабочем месте. Это в равной степени касается и бумажных носителей.
Как считать сроки хранения документов
Срок хранения документа отсчитывают с момента окончания его действия или закрытия отчетного периода (года). Как правило, отсчет периода, в течение которого необходимо хранить документ начинают с 01 января, года следующего за годом, в котором документ закончил свой срок действия.
При этом имеют место несколько исключений:
- Организация признает дебиторскую задолженность безнадежной. Срок хранения подтверждающих бумаг составит 4 года с момента завершения периода, в котором это произошло.
- Хозяйствующий субъект понес убытки. Документы, которые это подтверждают, хранят весь период, пока убыток учитывается.
- Покупка амортизируемого имущества. Бумаги на него нужно хранить еще 4 года после списания.
Что делать с бухгалтерскими документами, если истек срок хранения
Когда срок хранения документа истек, его можно уничтожить. Обычно для этого один раз в год проводят инвентаризацию архивных дел. Утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения должна происходить строго в соответствии с требованиями нормативов. Нельзя изъять и уничтожить из архива дела без оформления положенных документов.
Как уничтожить старые бумаги
Уничтожение дел с истекшим сроком хранения происходит следующим образом:
- Создается специальная комиссия, с председателем во главе. В нее включают заведующего (ответственного) за архив компании, а также работников, которые формируют и сдают дела на хранение (бухгалтера, кадровики, секретари и т.д.). В отдельных случаях может быть приглашен сотрудник Росархива.
- Комиссия отбирает дела, срок хранения которых уже истек. Их включают в специальный перечень, и составляется акт «Об уничтожении документов».
- На основании акта руководитель предприятия издает приказ об уничтожении, в котором определяет срок, место и способ утилизации бумаг.
Если объем небольшой, то можно уничтожить их самостоятельно, в противном случае лучше обратиться в специализированную организацию.
Как правило, уничтожение производится путем использования шредера.
Нельзя уничтожать файлы следующим способом:
- Сжигать на открытом воздухе или в помещении.
- Утилизировать (выбрасывать) вместе с отходами в контейнер дела целиком.
Обратите внимание!
Законодательство не обязывает предприятия уничтожать документы сразу же после истечения срока хранения. Более того, некоторые документы целесообразно не уничтожать до проведения проверки налоговой инспекцией.
Ответственность за нарушение сроков хранения
При нарушении сроков хранения предусмотрена следующая ответственность:
- За отсутствие бухгалтерских и налоговых документов за один период налагается штраф в размере 10 000 рублей.
- За отсутствие этих бумаг за два и более периода штраф возрастает до 30 000 рублей.
- Если отсутствие документации явилось причиной снижения налоговой базы, на виновное лицо налагается штраф в размере 40 000 рублей или 20% от недоплаченных налоговых сумм.
Это устанавливает НК РФ, статья 120.
Помимо этого в статье 15.11 КоАП РФ предусмотрено наказание для виновного должностного лица. Штраф в этом случае составляет 2000 – 3000 рублей.
Деятельности и размеров каждое предприятие обязано иметь в своем распоряжении архив. Именно здесь размещается вся документация, предназначенная для сохранения. Здесь находятся и годовые отчеты, и кассовые книги, и счета-фактуры, и справки, и отчеты о заработной плате, инвентаризационные описи и т. д. Примечательно, что срок хранения бухгалтерских документов напрямую зависит от их характера. Некоторые бумаги должны находиться в архиве организации 75 лет, другие — лишь год. Все эти рамки предусмотрены законодательством. Давайте посмотрим, какие временные пределы установлены для тех или иных важных бумаг.
Законодательная база для помещения в архив
Срок хранения бухгалтерских документов регламентируется рядом актов. Так, двадцать второго октября 2004 года был подписан очередной Федеральный закон, номер которого 125. Название данного положения — «Об архивном деле». Особо значимой для организаций является семнадцатая статья. В ней сказано, что все предприятия обязаны следовать предписаниям нормативных актов, положений и прочих законов, в которых указаны периоды времени, на протяжении которых те или иные бумаги должны находиться в архиве. Есть и более ранние постановления, определяющие срок хранения бухгалтерских документов. Например, Закон Российской Федерации под номером 129. Его название — «О бухгалтерском учете». Он вступил в силу двадцать первого ноября 1996 года. Первый пункт семнадцатой статьи данного постановления гласит, что все предприятия, вне зависимости от каких-либо причин, обязаны хранить первичные и другие бухгалтерские документы, а также отчетность и регистры столько времени, сколько установлено для них архивным делом страны. Однако при этом срок для большинства бумаг не должен быть менее пяти лет.
Различие в постановлениях
Налоговое законодательство имеет свои постулаты. Одним из них является двадцать третья статья кодекса, а точнее, восьмой подпункт первого параграфа. Там указаны сроки хранения бухгалтерской документации, а также прочих бумаг, а именно:
1. Используемых для расчета и последующей уплаты налогов.
2. Подтверждающих получение дохода.
3. Указывающих на несение расходов.
4. Свидетельствующих об уплате налогов.
Для всех категорий налогоплательщиков эти сроки составляют четыре года. Можно подумать, что данные законы противоречат друг другу. Однако стоит помнить, что первое постановление действует в бухгалтерском праве, а второе — в налоговом. Так как организация должна руководствоваться и тем, и другим кодексом, то выбирать следует крайний срок, то есть пять лет.
Прочие важные законы и постановления
Срок хранения бухгалтерских документов также регламентируется и следующими актами:
1. Одобренные и подписанные шестого февраля 2002 года руководством Росархива «Основные правила работы архивов организации».
2. Утвержденный шестого октября 2000 года «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».
3. Подписанное Министерством финансов СССР «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете» под номером 105, вступившее в силу двадцать девятого июля 1983 года.
Двенадцать месяцев и пять лет
Минимальный срок хранения бухгалтерских документов — один год. Такой период предусмотрен лишь для отдельной категории бумаг, которая включает корреспонденцию с соответствующими органами о времени предоставления отчетности. Срок хранения кассовых документов составляет пять лет. Кроме них, аналогичный период времени должны находиться в архиве и следующие бумажные носители:
1. Балансы за квартал.
2. Отчеты организации за четверть года с прикрепленными к ним объяснительными записками.
3. Главная книга.
4. Все протоколы заседаний по обсуждению, а также утверждению балансов за квартал и отчетов за такой же период.
5. Шахматные журналы.
6. Кассовые книги и оправдательные (первичные) документы.
7. Ведомости (оборотные и накопительные) по счетам баланса (как аналитическим, так и синтетическим).
8. Все документы внесистемного, а также системного учета (контрольные и вспомогательные книги, журналы, картотеки).
9. Акты произведенных ревизий финансовой и хозяйственной деятельности компании, а также всевозможные первичные материалы к ним.
10. Карточки, картотеки и книги по операциям с подотчетными лицами.
Хранение годовой отчетности
Не менее десяти лет должны храниться:
1. Балансы, а также отчеты организации за год. К ним обязательно должны прилагаться объяснительные записки.
2. Описи инвентаря.
3. Балансы передаточного и разделительного характера.
4. Сличительные ведомости.
5. Балансы ликвидационного характера. К ним в обязательном порядке должны прикладываться объяснительные записки и прочие приложения.
6. Книги, по которым ведется учет зданий и сооружений.
7. Протоколы заседаний, на которых рассматривались либо утверждались балансы и отчеты за годовой период.
8. Всевозможные материалы, содержащие в себе сведения по инвентаризации сооружений, зданий.
9. Протоколы заседаний, на которых рассматривали сличительные ведомости процессов инвентаризации.
Самый длинный период
Наибольший срок, семьдесят пять лет, должны храниться лицевые счета каждого работника. Если же таких документов нет, то их заменяют ведомости, по которым выдается заработная плата. Известно, что основные средства списываются с баланса после полной амортизации через указанное время. В соответствии с законодательством их паспорта должны храниться точно такой же период.