Оформление бланка авансового отчета. Авансовый отчет о командировке

Для учета затрат, которые совершил сотрудник компании в период командировки. Он применяется также в случаях расходования средств компании ее сотрудниками.

Авансовый отчет имеет унифицированную форму под номером АО-1. Несмотря на то, что законодательство разрешает юридическим лицам использовать собственноручно разработанные бланки, использование бланка по унифицированной сумме представляется более предпочтительным.

Руководитель компании должен подписать приказ, в котором указываются лица, имеющие право получать подотчетные суммы. До недавнего времени это могли быть только сотрудники компании, имеющие трудовые договоры с данной компанией.

С 2019 года подотчетные средства разрешено выдавать лицам, с которыми организация заключила гражданско-правовой договор. В приказе должны быть указаны цели, на которые могут быть израсходованы выданные суммы, их величина и период.

Если сотрудник компании направляется в служебную поездку, то денежные средства он может получить на основании приказа о командировке или командировочного удостоверения.

Сотрудник, получивший средства на расходы в период командировки либо иные цели, должен передать авансовый отчет в бухгалтерскую службу в трехдневный срок после истечения периода, указанного в приказе руководителя компании. Так как этот документ является основанием для отражения затрат, то к нему должны быть приобщены документы, свидетельствующие о целевом характере использования подотчетных сумм.

Особенности

Для отчета об использовании полученной суммы сотрудник должен заполнить авансовый отчет. Данный бланк необходимо заполнить с двух сторон. Правильность заполнения проверяет бухгалтер компании. После этого он передается на утверждение руководителю.

Законодательством предусмотрено, что данный первичный документ оформляется в одном экземпляре.

Необходимо отметить, что изменился номер авансового отчета в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). До 2019 года он имел номер формы 0504049, который в дальнейшем был изменен Приказом Минфина России № 52н от 30.03.2015г. В 2019 году авансовый отчет имеет новый номер ОКУД 0504505.

В бланке авансового отчета присутствует отрывная часть, которая передается после проверки бухгалтером на корректность его заполнения сотрудником компании и заполнения им своих граф бланка.

Общие правила составления бланка авансового отчёта

Федеральным законодательством установлено, что компания может самостоятельно разработать бланк авансового отчета. Главным условием при этом является наличие в документе обязательных реквизитов.

А именно:

• номер авансового отчета;
• дата авансового отчета;
• наименование компании;
• сумма аванса;
• израсходованная сумма;
• перечень приобщенных к авансовому отчету документов.

Юридические лица могут использовать форму АО-1, применение которой прошлые периоды было обязательным.

Авансовый отчет может быть оформлен традиционным способом, т.е. документально (от руки или на компьютере). Основным условием является наличие личных подписей должностных лиц.

Также он может быть представлен в электронном виде. Такой документ подписывается посредством цифровых подписей должностных лиц. Последний вариант возможен при наличии в компании системы электронного документооборота.

Руководитель, принимая решение о выдаче денежных средств, должен подписать соответствующий приказ. При заполнении бланка авансового отчета необходимо проверить, чтобы строка «Назначение аванса» повторяла формулировку, указанную в приказе руководителя компании.

Условия при отправлении в командировку

Коды проводки

В бухгалтерском учете затрат, произведенных сотрудником в период командировки, используются счета расчетов с персоналом, финансовые счета, счета учета затрат и т.д.

Если аванс на командировку выдается наличными средствами, то производится следующая запись: Дт сч. 71 Кт сч. 50. Данная запись производится на основании корректно оформленного расходного кассового ордера.

Если денежные средства перечисляются с расчетного счета организации на банковскую карточку сотрудника, то в бухгалтерском учете производится следующая запись: Дт сч. 71 Кт сч. 51. Для осуществления данной операции бухгалтер должен оформить платежное поручение для банка.

После прибытия должностного лица из служебной командировки, он должен представить оформленный авансовый отчет в бухгалтерскую службу.

На основании этого документа и приобщенных к нему подтверждающих документов могут быть произведены следующие записи:

Если у сотрудника осталась сумма неизрасходованного аванса, он должен вернуть ее компании. В случае возврата в кассу – Дт сч. 50 Кт сч. 71. В случае перечисления на расчетный счет – Дт 51Кт сч. 71.

Если выданной под отчет суммы оказалось недостаточно, то сотруднику компенсируются произведенные расходы: Дт сч. 71 Кт сч. 50 «Касса» или Дт сч. 71 Кт сч. 51.

Иногда возникают ситуации, когда сотрудник не может представить оправдательные документы. Например, вследствие их утери или невозможности представления из-за траты подотчетной суммы на личные нужды. В таком случае для отражения затрат используется счет 94.

В бухгалтерском учете производится запись: Дт сч. 94 Кт сч. 71 — отражена недостача денежных средств. В дальнейшем эта недостача удерживается из заработной платы сотрудника: Дт сч. 70 Кт сч. 94.

Сопроводительные документы

При документальном оформлении командировочных расходов бухгалтеру необходимо руководствоваться Постановлением № 749 от 13.10.2008г. В соответствии с данным постановлением сотруднику должно быть выдано командировочное удостоверение, форма которого установлена законодательно. Обязательными реквизитами командировочного удостоверения являются даты выбытия и прибытия сотрудника, заверенные печатью и подписями уполномоченных лиц.

Все расходы, произведенные в командировке, должны быть подтверждены билетами, чеками, квитанциями, которые сотрудник должен передать в бухгалтерскую службу вместе с авансовым отчетом и командировочным удостоверением. Кроме того, сотрудник должен составить отчет по командировке, который утверждается руководителем компании.

В целях минимизации претензий налоговиков все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Поэтому бухгалтер может отказать в принятии к учету некорректно оформленных документов.

Как правило, к авансовому отчету прилагаются кассовые и товарные чеки, иные бланки строгой отчетности. Данные документы целесообразно наклеить на лист бумаги формата А4, а для избегания утери данных вследствие быстрого выцветания чернил – сделать их ксерокопию. Это позволит компании подтвердить затраты, произведенные в период командировки, при проведении налоговой проверки.

Нюансы оформления

При направлении сотрудника в командировку за пределы Российской Федерации необходимо учитывать некоторые моменты. Так, сотруднику не выдается командировочное удостоверение. Связано это с тем, что даты прибытия и выбытия указываются в загранпаспорте сотрудника.

После принятия решения о зарубежной командировке, руководитель должен подписать соответствующий приказ, в котором указываются цель командировки, должность и фамилия должностного лица, направляемого в командировку, а также место назначения.

Размер суточных расходов компания может устанавливать самостоятельно. Как показывает практика, он остается на уровне суммы, которая не облагается НДФЛ.

Сотруднику оплачивается проезд до места назначения, данная сумма затрат должна быть подтверждена проездными документами, затраты на проживание на основании предоставленных квитанций и чеков, а также затраты на государственную пошлину, консультационные услуги и т.п.

На титульной стороне авансового отчета указывается наименование компании, наименование службы, в которой трудится сотрудник, отчитывающийся о тратах, его должность, цель, на которую были израсходованы подотчетные средства, номер и дата документа. Табличная часть используется для отражения данных о денежных средствах, которые были получены сотрудником ранее, о сумме полученного аванса и сумме затрат. Здесь же подводится итог, произошел ли перерасход денежных средств или осталась неизрасходованная сумма.

Оборотная сторона бланка авансового отчета предназначена для обобщения информации о первичных документах, свидетельствующих о целевом характере произведенных расходов. К ним относятся проездные документы, товарные чеки, накладные, акты выполненных работ, квитанции и т.п. Данные документы систематизируются, нумеруются в хронологическом порядке и приобщаются к авансовому отчету.

Оформив авансовый отчет сотрудник передает его бухгалтеру, который должен проверить целевой характер произведенных расходов, корректность приобщенных первичных документов. Бухгалтер также записывает счета, на которые будут отнесены затраты по данному отчету и размер этих затрат.

Проверенный авансовый отчет подписывают подотчетное лицо и бухгалтер и передают его на утверждение руководителю юридического лица.

Если у подотчетного лица осталась неизрасходованная сумма аванса, то он должен вернуть ее компании. Если же возник перерасход, то он должен его получить в кассе компании. В случае же имеющейся задолженности сотрудника по ранее выданным авансам, сумма перерасхода ему не выдается.

Как следует из вышеуказанного, заполнение авансового отчета – процесс довольно простой. Однако если у сотрудника организации возникли сложности, то он может обратиться в бухгалтерию для консультации по возникшим вопросам, либо скачать в любой информационно-правовой системе или сети Интернет образец заполнения данного отчета. Данный образец можно скачать бесплатно в ворде, а можно воспользоваться бланком, созданным посредством электронной таблицы excel.

Работа с бумагами в 1С

Если компания в целях бухгалтерского учета использует программу 1С, то бухгалтер может оформить авансовый отчет в программе, а затем распечатать его для подписи уполномоченными лицами. Для этого в ней предусмотрена соответствующая форма.

Форму авансового отчета можно создать непосредственно в журнале операций или воспользовавшись вкладкой «Касса» на главном меню. В открывшемся электронном документе необходимо заполнить шапку, присвоить номер и дату, выбрать сотрудника.

В электронной форме авансового отчета имеется несколько закладок. При заполнении закладки «Авансы» необходимо ввести документы, на основании которых сотрудник получил денежные средства. Например, расходный кассовый ордер или выдача билетов.

В закладке «Товары» необходимо заполнить информацию о товарах, которые были приобретены за счет подотчетных сумм. Закладка «Тара» используется для отражения сведений о таре, которую необходимо вернуть контрагенту.

В закладке «Оплата» отражается информация об оплатах поставщикам, которые были произведены подотчетным лицом.

Закладка «Прочее» используется для учета всех остальных затрат, которые не могут быть отражены в предыдущих закладках. Это могут быть командировочные затраты, различные общехозяйственные расходы, расходы на ГСМ и т.п.

На основании электронной формы «Авансовый отчет» в программе формируются бухгалтерские проводки. Данный документ может быть распечатан. В программе 1С предусмотрена форма АО-1.

Сдача в бухгалтерию

Сотрудник компании, получивший деньги, должен отчитаться об их использовании в течение 3-х дней после завершения периода, указанного в приказе о выдаче средств. Данный период определяет руководитель организации. Это правило указано в п. 6.3 Указаний № 3210-У от 11.03.2014г.

Если сотрудник отсутствовал на рабочем месте в связи с очередным отпуском или временной нетрудоспособности, то представить авансовый отчет в бухгалтерию он обязан не позднее 3-х рабочих дней после выхода его на работу.

Если сотрудник был направлен в командировку, то авансовый отчет представляется в бухгалтерию в течение 3-х дней после прибытия (п. 26 Постановления № 749 от 13.10.2008г.).

Хранение документов

После того, как авансовый отчет был проверен, отражен в бухгалтерском учете и были произведены все расчеты с сотрудником компании, он передается на хранение.

Вопрос о сроке хранения возникает в связи с тем, что в федеральном законодательстве указано несколько сроков хранения документов для юридических лиц:

• в соответствии со ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ первичная учетная документация должна храниться не менее пяти лет;
• в соответствии с п. 8 ст. 23 НК РФ документы, на основании которых формируется налогооблагаемая база, должны храниться не менее четырех лет;
• согласно п. 4 ст. 283 НК РФ документы, подтверждающие произведенные затраты и приведшие к образованию убытков, должны храниться в организации не менее десяти лет, в течение которых они могут уменьшать налогооблагаемую базу.

Авансовый отчет, как было указано выше, заполняют сотрудник компании, ответственный за полученные денежные средства, и бухгалтер. Бухгалтер должен тщательно проверить корректность предоставленной информации и предоставить сотруднику расписку о том, что авансовый отчет принят к учету. Расписка представляет собой отрывной бланк в форме АО-1, в котором указывается номер и дата отчета, должность и фамилия сотрудника, которому были выданы подотчетные суммы, размер принятых к учету затрат, количество приложений к авансовому отчету.

Если авансовый отчет оформлен некорректно, то бухгалтер имеет право не принимать его. В этом случае сотрудник компании становится должником по отношению к компании. Если он отказывается вернуть сумму перерасхода, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ руководитель может удержать эту сумму из заработной платы.

Причем удержания могут быть произведены только при согласии сотрудника, которое должно быть зафиксировано документально. Если же сотрудник добровольно не соглашается вернуть сумму аванса, то такой спор необходимо решать в судебном порядке.

В повседневной трудовой деятельности практически все компании закупают необходимую продукцию за наличные финансовые средства. Для подобных целей наемным рабочим авансом предоставляются наличные денежные средства , за которые в дальнейшем им предстоит отчитаться.

На сегодня принято использовать установленную Постановлением Госкомстата РФ в августе 2001 года регламентированную форму первичной документации под номером АО-1 .

Данная форма используется в процессе учета денежных средств, которые предоставляются подотчетным сотрудникам на производственные либо иные нужды.

После того, как сформированный документ утвержден, представитель бухгалтерии должен осуществить его и сделать все необходимые . По мере необходимости следует возместить затраты, которые превышают установленный лимит.

Важно помнить, что авансовый отчет формируется в единственном экземпляре , причем как в бумажном, так и в электронном виде.

Отчет по форме АО-1 могут применять ООО при любой форме собственности (это не относится к бюджетным учреждениям). В целом, установленная форма осталась неизменной, за исключением дополнительного раздела (подразумевается введение дополнительного пункта о расписке).

Представитель бухгалтерии, который принимает отчет у сотрудника, обязательно должен в конце документа оформить расписку относительно принятия документации от подотчетного лица .

Правила использования и составления

Итак, подотчетными лицами на лицевой стороне документа необходимо указать такие сведения , как:

• наименование компании, которая предоставила наемному рабочему подотчетные финансовые средства;
• полные инициалы;
• занимаемую должность;
• персональный табельный номер;
• целевое назначение авансового платежа (на производственные либо же представительские нужды).

Вся без исключения документация, которая способна подтвердить затраты, должна быть отображена на обратной стороне (поля с 1 по 6), а после указывается сумма.

Представитель бухгалтерии в обязательном порядке должен проставить свою подпись с целью подтверждения принятия документа на дальнейшую проверку. Специалист должен отобразить его номер и время, суммарный размер затрат и число сопровождающей документации.

В сформированной расписке отображается день, когда был получен отчет. Она предоставляется подотчетному лицу.

После того как представителем бухгалтерии была проведена проверка относительно достоверности сформированного отчета, необходимо заполнить необходимыми сведениями 7 и 8 поле (отображается размер финансовых затрат, который поставлен на учет).

В 9 поле отображаются номера бухгалтерских счетов, которые будут дебетированы на размер финансовых расходов.

• остатка авансовых средств;
• денежных средств, которые были получены из кассы компании;
• израсходованных финансовых средств;
• бухгалтерских записей операции учета финансовых затрат, которые были произведены.

Все сведения, которые заносятся в таблицу, должны быть сформированы из той информации, которая указана в 9 поле (на обратной стороне документа).

По завершению проверки достоверности сведений относительно арифметический расчетов, документ подлежит передаче непосредственному руководству компании для утверждения .

Затем осуществляется списание и конечные расчеты с подотчетными лицами .

Рассматриваемый документ может формироваться несколькими вариантами :

• с помощью специализированного программного обеспечения;
• с помощью MS Excel.

Если говорить о проводках в авансовых отчетах, то необходимо отображать размер финансовых затрат по всем без исключения операциям, дебет счетов и субсчета. Далее осуществляется сверка проводок и сумм, которые были получена, а также номер счетов, по которым осуществлялся дебет расходов.

Если сопровождающая документация предоставляется на иностранных языках, то она в обязательном порядке подлежит перевод на русский. При обнаружении перерасхода финансовых затрат либо остатков, бухгалтерия проставляет соответствующие отметки на первых страницах рассматриваемого документа.

В процессе формирования отчета в программе 1С, необходимо обязательно придерживаться такой последовательности действий:

1. Необходимо открыть «Авансовый отчет» . Для этого достаточно будет перейти в категорию «Касса» либо же «Производство» и выбрать нужный пункт. Допускается нажатие на «Касса», которая расположена в главном меню. Будет открыто журнал документации, в котором находятся на хранении все сведения относительно авансовых отчетов. Необходимо будет сформировать новый документ нажатием на клавишу «Добавить».
2. Далее нужно установить показатель шапки документа . Если же отсутствует соответствующий пункт, допускается возможность создания по ходу составления отчета.
3. Для получения возможности выбора физического лица, необходимо нажать на «…» , находящейся с правой стороны, а далее перейти в раздел «Физическое лицо».

Предусмотрены такие разновидности закладок , как:

• для авансов – отображается документация, которая является основанием для предоставления финансовых средств (к ним относят платежные поручения, ордеры и так далее);
• продукция (какой именно товар приобретался);
• тара (в чем была упакована приобретенная продукция);
• оплата ;
• иные .

После того как пользователь нажимает «+», в таблице будет добавлена новая строка . Далее необходимо выбрать соответствующий тип документации, к примеру, при предоставлении денежных средств через кассу на основании РКО.

Будет открыт журнал кассовых ордеров , где необходимо выбрать соответствующую документацию. Затем табличная часть подлежит указанию теми сведениями, которые отображаются в расчетно-кассовых ордерах.

После этого необходимо заполнить вторую строку – указать информацию о продукции, которая была приобретена наемным рабочим за предоставленные ему денежные средства, к примеру, бланки. Необходимо нажать «+» и добавить продукцию.

В том случае, если продукция была внесена в справочник номенклатуры, то все имеющиеся столбцы будут сформированы автоматически . Достаточно будет отобразить количество. При необходимости указания нескольких товаров, процедура повторяется.

Если же в процессе приобретения была использована возвратная тара, в обязательном порядке необходимо заполнить соответствующее поле. В процессе оприходования продукции и материалов через счет 631 обязательно используется вкладка оплаты.

В подразделе «Иные» отображают сведения относительно финансовых затрат подобного плана – на горюче-смазочные материалы, услуги интернета и так далее.

Печатный вариант документации должен быть выведен на печать нажатием на клавишу «Печать» либо же . Затем нужно провести отчет, нажав на соответствующий пункт либо «ОК» .

Формирование на хозяйственные потребности

К примеру, наемному рабочему предоставляются финансовые средства на хозяйственные нужды в кассе. Он обязательно должен поставить подпись в документе по форме КО-2 . После того, как поставленная задача будет выполнена, должен быть предоставлен акт исполненных работ, которые в дальнейшем подписывается специальной комиссией.

Должны ли представители бухгалтерии предъявить документ, который подтверждает факт закрытия аванса? Акт является подтверждением того, что поставленная задача была выполнена, но он не может подтвердить оплату непосредственными поставщиками.

В обязательном порядке предоставляется квитанция в дополнение к приходно-кассовым ордерам и иные чеки. Всю полученную документацию и сформированный авансовый отчет наемный сотрудник компании должен предоставить в бухгалтерский отдел. Отрывная часть подлежит возврату сотруднику.

По сути, это и будет являться основным доказательством того, что необходимый отчет предоставлен компании относительно подотчетных финансовых средств.

Необходимо учитывать, что в процессе израсходования подотчетных средств на хозяйственные нужды, необходимо обязательно формировать отдельные АО-1.

Авансовый отчет должен быть сформирован подотчетным лицом, иными словами сотрудниками, которые:

• приняли финансовые средства на производственные нужды;
• были направлены в командировку.

Произвести отчет подотчетные лица обязаны в течение 3 календарных дней с момента :

• завершения периода, на который были предоставлены денежные средства, и при этом он был отображен в соответствующем заявлении сотрудника относительно выдачи финансов под отчет;
• выхода наемного рабочего на работу, если период, на которые были предоставлены финансовые средства, завершился в момент какого-либо заболевания либо же отпуска;
• возвращения наемного рабочего из командировки.

Это четко указано в пункте 6 Указания Центрального Банка РФ №3210-У от марта 2014 года и пункте 26 Положения относительно командировок, которые приняты Постановлением Правительства РФ №749 в октябре 2008 года.

Необходимо помнить, что авансовый отчет формируется в единственном экземпляре, и к нему следует приложить документы, которые в полной мере способные подтвердить произведенные наемным рабочим финансовые затраты.

Для минимизации рисков возникновения каких-либо ошибок, целесообразным будет сформировать инструкцию относительно порядка заполнения авансовых отчетов.

Важно помнить: с недавнего времени рассматриваемый отчет формируется не только в бумажном, но и электронном виде.

Последующие действия

После того как авансовый отчет от наемного рабочего был получен, дальнейшие действия заключаются в следующем :

1. Необходимо предоставить сотруднику расписку относительно получения отчета (под ней подразумевается унифицированная форма АО-1).
2. Необходимо проверить целевые затраты финансовых средств, наличие оправдательной документации, достоверность ее формирования и произведенные подсчеты сумм наемным рабочим.
3. На обратной стороне отчета в обязательном порядке необходимо указать размер финансовых средств, которые были приняты на учет и счета, которые непосредственно дебетуются на данные суммы.
4. По завершению проверки отчета необходимо в обязательном порядке передать его на утверждение руководству компании либо же законному представителю.
5. После утверждения, отчет должен быть принят на учет.

В завершении нужно будет произвести все необходимые расчеты с подотчетным лицом, одновременно получив от него неиспользуемый остаток аванса либо же возместив ему размер перерасходов.

Процесс формирования авансового отчета не влечет за собой каких-либо сложностей . Достаточно только соблюдать очередность действий и следить за достоверностью указанных сведений.

Все нюансы по составлению авансового отчета представлены в данной инструкции.

Авансовый отчет - первичный документ, который составляется для отчета работника о расходовании денег на покупку товаров, услуг, работ. Заполним авансовый отчет вместе: рассмотрим всю цепочку операций, итогом которой будет правильное составление авансового отчета. Скачать бланк авансового отчета можно будет в конце этой статьи.

Организация должна разработать и утвердить локальные нормативные акты, регулирующие порядок оборота наличных денежных средств, в том числе их выдачу подотчетным лицам. Такими документами являются:

• положение о расчетах с подотчетными лицами, разработанное с учетом требований Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Порядок № 3210-У);
• список работников, имеющих право на получение подотчетных средств, утвержденный руководителем организации;
• приказы о служебных командировках;
• заявление работника на выдачу подотчетных сумм (с указанием счета для перечисления денег в безналичном порядке).

Таким образом, подотчетные суммы выдаются только в определенном порядке на основании приказа директора компании и/или заявления работника.

Выдача подотчетных сумм

Общий порядок выдачи денежных средств под отчет установлен п. 6.3 Порядка № 3210-У. Следовательно, организация может выдать подотчетные денежные средства следующими способами:

• наличными деньгами из кассы;
• безналичным переводом на банковскую карту (см. Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Выдавать наличные деньги можно работникам, с которыми заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (см. Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

Непосредственно перед выдачей денежных средств работнику бухгалтерии предприятия необходимо проверить наличие задолженности работника по раннее выданным авансам. Если такой информации нет (работник не отчитался по ранее выданным денежным средствам), он не имеет права получить другие подотчетные суммы (абз. 3 п. 6.3 Порядка № 3210-У).

Авансовый отчет

Форма авансового отчета 2019 года осталась без изменений. Не забудьте, что к авансовому отчету в обязательном порядке должны прилагаться оправдательные документы.

В законе не содержится требований об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов. Одновременно с этим каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, что определено п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Организации имеют право выбора:

• самостоятельно разрабатывать формы отчетов;
• воспользоваться унифицированной формой № АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55).

Скачать бланк авансового отчета по форме № АО-1 в формате таблицы Excel бесплатно можно в конце статьи, а пример заполнения показан на рисунке ниже.

Все применяемые первичные документы должны быть утверждены в учетной политике (закон № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, передать авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У) в бухгалтерию. Если авансовый отчет не составлен своевременно, то это нарушение кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).

Порядок заполнения

Рассмотрим, как заполнить авансовый отчет (образец заполнения 2019 г. смотрите ниже). Для примера подойдет унифицированная форма АО-1 «Авансовый отчет».

Подотчетное лицо вносит данные в следующие поля.

Заполнение лицевой стороны формы № АО-1:

• наименование организации, которая выдавала денежные средства под отчет;
• дата составления;
• структурное подразделение;
• данные подотчетного лица: Ф.И.О., должность, таб. номер;
• назначение аванса, например: командировочные расходы, хоз. нужды и др.;
• в нижней части следует указать количество приложенных оправдательных документов.

Заполнение оборотной стороны формы № АО-1:

• все реквизиты оправдательного документа(ов), подтверждающего произведенные расходы;
• сумма произведенных расходов отражается в столбце «Сумма расхода по отчету».

Работник финансовой или бухгалтерской службы проверяет поля, заполненные подотчетным лицом, и дополнительно заполняет следующие поля:

• номер;
• сведения о выданных денежных средствах с разбивкой по суммам: предыдущие авансы (остаток или перерасход); выданные из кассы по текущим расходам (справочно с указанием валют);
• «израсходовано» — следует указать утвержденную сумму;
• «остаток/перерасход» — рассчитывается сумма оставшихся денежных средств;
• «бухгалтерская запись» — должна содержать проводки, которые будут проведены по итогам утверждения отчета.

После проверки правильности заполнения документа, точности, а также целевого использования выданных средств бланк направляется на утверждение руководителю организации.

После утверждения авансового отчета на его оборотной стороне указываются суммы в столбце «Сумма расхода, принятая к учету» с указанием счетов бухгалтерского учета, на которые будут отнесены затраты подотчетного лица. Авансовый отчет, проводки по нему должны соответствовать записям, сделанным в регистрах бухгалтерского учета. Далее проводятся окончательные расчеты с подотчетным лицом.

Отрывную часть авансового отчета возвращают работнику. Этот корешок является доказательством предоставления отчетности по подотчетным средствам.

Образец заполнения АО-1

Оправдательные документы

Оправдательные документы можно условно разделить на две группы:

• финансовые — подтверждают факт оплаты денежных средств и расходование подотчетных сумм по назначению;
• товаросопроводительные — подтверждают факт получения материальных ценностей.

Все оправдательные документы должны содержать обязательные реквизиты: наименование контрагента, дата, содержание факта хозяйственной жизни, количество, стоимость, а также Ф.И.О., должность и подпись лица, составившего отчет.

Рассмотрим особенности заполнения различных видов оправдательных документов.

Кассовый чек и бланк строгой отчетности

Кассовым чеком или бланком строгой отчетности (далее — БСО) подтверждается фактическая оплата (то есть факт, что подотчетное лицо полученные деньги потратил). Бланки должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 4.7 54-ФЗ.

С учетом специфики деятельности или особенностей своего местонахождения контрагенты производят расчеты без применения ККТ (п. 2, 3, 5-7 ст. 2 закона № 54-ФЗ).

Обязательными реквизитами БСО являются:

• название;
• серия;
• нумерация БСО;
• дата оплаты и дата оформления БСО;
• наименование поставщика услуг с указанием ИНН и адреса;
• наименование и стоимость услуг;
• должность, личная подпись и Ф.И.О. сотрудника поставщика;
• печать (при наличии);
• выходные сведения типографии, изготовившая бланк.

БСО должны содержать сведения о типографии (название, адрес, ИНН); в специальной строке типографским способом должны быть нанесены серия и номер бланка.

Товарный чек и накладные

Товарный чек не имеет унифицированной формы. Соответственно, каждая организация вправе разрабатывать бланки самостоятельно. Это касается и накладных. Необходимо проверить в бланке только наличие обязательных реквизитов.

Следует отметить, что эти документы являются товаросопроводительными и не содержат подтверждения оплаты, соответственно, не уменьшают размер подотчетных сумм, за исключением случаев, когда приобретение ТМЦ осуществляется у плательщиков ЕНВД, не использующих ККТ. В этом случае подтверждением затрат будет являться товарный чек (см. Письмо Минфина России от 19.01.2010 № 03-03-06/4/2, от 11.11.2009 № 03-01-15/10-499, от 06.11.2009 № 03-01-15/10-492, от 01.09.2009 № 03-01-15/9-436).

Счета-фактуры и УПД

Счет-фактура является налоговым документом, предоставляющим в данном случае возможность принять НДС к вычету из бюджета. Обратим внимание, что счета-фактуры физическим лицам, приобретающим товары (работы, услуги) за наличный расчет, выдаются только при наличии доверенности на получение данной формы (п. 7 ст. 168 НК).

Универсальный передаточный документ является одновременно налоговым и товаросопроводительным документом. По УПД можно одновременно принять ТМЦ и учесть к вычету из бюджета НДС.

Счет-фактура и УПД не являются документами, подтверждающими оплату материальных ценностей, соответственно, не уменьшают размер подотчетных сумм.

В 2019 году введены новые формы счета-фактуры и УПД!

Оправдательные документы по отдельным операциям

Отдельного рассмотрения требует порядок документального оформления командировочных и представительских расходов. Ниже отметим ключевые моменты для этих групп затрат.

Командировочные расходы

После вступления в силу изменений, принятых Постановлением Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Постановление № 749), бланки командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о выполненной в командировке работе не являются обязательными для заполнения. Организации вправе в локальном нормативном акте предусмотреть необходимость заполнения указанных форм.

Если организация примет решение не применять командировочные удостоверения, то для подтверждения суточных необходимо к авансовому отчету по командировке приложить бухгалтерскую справку произвольной формы. Форму справки следует утвердить в составе учетной политики.

Законодательство не ограничивает размер выплат в виде суточных работникам организации. Размер выплаты суточных следует утвердить приказом или указать в положении о командировочных расходах. Суточные освобождены от уплаты страховых взносов в размере, не превышающем 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ, и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 2 ст. 422 НК). В том же размере суточные не включаются в доход работника при исчислении НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Не следует забывать, что при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой, или направлении сотрудника в однодневную поездку, суточные не выплачиваются (п. 11 Постановления № 749).

Электронный билет

Авансовый отчет по командировке 2019 необходимо заполнить с учетом мнения Минфина, изложенного в письме № 03-03-06/1/35214 от 06.06.2017. В данном письме разъясняется, что если авиабилет приобретен в электронной форме, для целей налогообложения прибыли документальным подтверждением являются квитанция электронного билета и посадочный талон.

При этом посадочный талон должен подтверждать факт услуги воздушной перевозки подотчетному лицу. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.

При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт оказания подотчетному лицу услуги воздушной перевозки иным способом.

Учет сервисных услуг, оказываемых перевозчиками

Очень часто проездной билет повышенной комфортности включает стоимость сервисных услуг (набор питания, предметы первой необходимости и гигиены, включая постельные принадлежности, печатную продукцию и т. д.).

Минфин в письме № 03-03-РЗ/37488 от 16.06.2017 разъяснил, как учитывается стоимость дополнительных сервисных услуг.

Не облагается НДФЛ стоимость дополнительных услуг при проезде в вагонах повышенной комфортности (п. 3 ст. 217 НК).

Для целей налогообложения прибыли организаций стоимость дополнительных сервисных услуг учитывается полностью в составе прочих расходов (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК).

А вот по НДС мнение обратное: если сумма дополнительных сборов и сервисных услуг сформирована с учетом стоимости услуг по предоставлению питания, сумма НДС вычету не подлежит (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Представительские расходы

Ни один из действующих нормативных актов не содержит указаний на объем и порядок оформления представительских расходов. Исходя из этого, организация должна самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике или специальном нормативном акте перечень оправдательных документов, которые подтверждают обоснованность и деловые цели представительских расходов, осуществляемых подотчетными лицами.

Для правильного отражения расходов по приему и обслуживанию российских и иностранных делегаций рекомендуем оформлять следующие документы (см. Письма Минфина № 03-03-06/4/26 от 22.03.2010 и № 03-03-06/1/807 от 13.11.2007):

• приказ о назначении комиссии для проверки правомерности списания представительских расходов;
• общая смета на прием делегации за подписью руководителя организации с указанием лица, ответственного за прием делегации и перечень расходов (детальный);
• документ, указывающий: цель прибытия делегации (например, приглашение), программу встречи, состав делегации с указанием должностей как с приглашенной стороны, так и со стороны организации;
• справка об израсходованных сувенирах или образцах готовой продукции с указанием что, кому и сколько вручено;
• расчет о проведенном буфетном обслуживании: с указанием вида продуктов, цены, количества и общей суммы, за подписью ответственного лица и лица, которое занималось сервировкой стола.

К отчетам должны быть приложены документы, подтверждающие приобретение продуктов, сувениров и других товарно-материальных ценностей.

К затратам на представительские расходы относят расходы в сумме, не превышающей 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период. Не признаются представительскими расходами следующие затраты:

• расходы на организацию развлечений;
• расходы, связанные с отдыхом.

Датой признания представительских расходов, оформленных через подотчетное лицо, является дата утверждения руководителем организации авансового отчета.

Хранение авансовых отчетов

Для целей налогового учета документы необходимо хранить 4 года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Следует учесть, что если получен убыток, то документы, подтверждающие расходы, должны храниться 10 лет (п. 4

В этом материале можно бесплатно скачать бланк авансового отчета (АО-1 и 0504505). Формы доступны бесплатно в форматах Word и Excel.

Сотрудники обязаны использовать авансовый отчет, чтобы отчитаться за командировку, деловую встречу, покупку канцтоваров за наличный расчет и для много другого. К авансовому отчету необходимо приложить чеки и другие документы, которые подтвердят экономически обоснованный факт расхода. Приведем бланки отчета.

Бланк авансового отчета: скачать word, excel (АО-1)

Обычно каждый сотрудник заполняет бланк авансового отчета, прикрепляет к нему чеки и сдает в бухгалтерию.

Коммерческие организации обычно применяют унифицированный бланк авансового отчета - АО-1 (ОКУД 0302001), принятый правительством в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.01 № 55.

Авансовый отчет необходимо предъявить в бухгалтерию в бумажном виде и в единственном экземпляре. Обязательно подтвердите его своей подписью. Бланк можно составить самим или еще проще - это убрать из формы АО-1 все ненужные строки. Главное, чтобы в отчете были все обязательные реквизиты:

• наименование организации;
• номер и дата авансового отчета;
• данные о подразделении и подотченом лице (фамилия с инициалами, должность);
• данные о текущем авансе;
• сведения о сумме расхода;
• утвержденная сумма по отчету;
• подписи и расшифровки директора, главбуха и подотчетного лица.

Что можно убрать из формы авансового отчета АО-1

Графы для бухгалтерских проводок . Заполнять бухгалтерские проводки в авансовом отчете - лишняя работа. Они в любом случае будут отражены в бухгалтерской программе.

Расписка . Обычно никто не использует на практике часть с распиской, которая находится под линией отреза. Для доказательства того, что сотрудник сдал авансовый отчет, сделайте его копию. При заверении укажите дату и поставьте свою подпись, фамилию и должность.

Что оставить в бланке авансового отчета 2019

Данные о предыдущем авансе . Возьмем данные о предыдущем авансе - остаток или перерасход. Удобно сразу видеть, есть ли непогашенные обязательства между вами и сотрудником. Тем более что сейчас можно выдавать новые суммы под отчет, пока работник не отчитается по ранее полученным . Пусть в бланке будут графы, где вы отразите сведения о ранее выданных работнику суммах.

Информация о приложениях . Без подтверждающих документов авансовый отчет не может быть принят в список расходов. Поэтому перечислите все чеки в бланке. Так вы сможете проконтролировать, что ничего не потерялось.

Данные корпоративных банковских карт . В настоящее время все больше компаний оформляют корпоративные карты, с которых подотчетники списывают все расходы. Их проще отследить, чем операции с наличными. Если карт много или у каждого работника своя, укажите ее номер или номер счета на авансовом отчете. Так будет удобнее находить и проверять банковскую выписку.

Сведения о налоговых расходах . Признание расходов в налоговом и бухгалтерском учетах чаще всего будет происходить не одинаково. Например, как при представительских расходах. Чтобы не запутаться, можно добавить отдельную графу. В ней можно записать разницы в суммах между учетами.ля их отражения. Тогда не придется потом сверять затраты и выискивать расхождения в учете.

Сведения о курсах валюты, если работники бывают в загранкомандировках . Если сотрудники направляются в командировки за границу в 2019 году, то все расходы в валюте нужно переводить в рубли. Это происходит на дату утверждения авансового отчета или по факту, если оплата проходила по карте (банк сам переводит сумму из валюты в рубли).

Бланк авансового отчета (форма 0504505)

Авансовый отчет (форма 0504505) - форма первичного учетного документа, которую должны применять казенные учреждения. Утверждена приказом Минфина России от 30.03.15 № 52н.

Подотчетник приводит сведения о себе на лицевой стороне формы 0504505 и заполняет графы 1-6 на оборотной стороне о фактически израсходованных суммах. При этом надо указать документы, подтверждающие расходы. Документы, приложенные к отчету, нумеруют в порядке их записи в отчете.

На оборотной стороне отчета графы 7-10, содержащие сведения о расходах, принимаемых к бухучету, и бухгалтерские корреспонденции заполняет лицо, которое ведет бухучет.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитывают как в иностранной валюте, так и в рублях. Авансы, полученные подотчетным лицом, отражают с датой их получения.

Отчет утверждает руководитель учреждения или уполномоченное лицо.

Расчеты со своими сотрудниками по выданным авансам, подотчетным суммам составляют достаточное количество операций, которые осуществляют бухгалтерские службы каждого хозяйствующего субъекта. В оформлении документации по подтверждению расходов, произведенных подотчетными лицами, возникают спорные вопросы. В связи с этим актуальным остается вопрос, где можно взять или скачать авансовый отчет (бланк).

Из чего состоит авансовый отчет

Состав бланка авансового отчета можно представить в виде трех частей (таблица 1).

Таблица 1. Состав бланка авансового отчета

Вторая часть является отрывной, представлена в виде расписки, которую отдают подотчетному лицу, который отчитывается за произведенные расходы по данному документу.

Третья часть является оборотной стороной бланка авансового отчета.

Авансовый отчет может составляться в следующих формах:

• на бумажном носителе;
• в электронном виде.

При формировании отчета в электронном виде применяется электронная подпись всеми сотрудниками, которые участвуют в его заполнении (Письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Форма банка авансового отчета (АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55. На данный момент формы первичных документов не обязательны к использованию и каждый хозяйствующий субъект имеет право не использовать его, видоизменять, использовать другие формы первичных документов, разработанные самостоятельно. При этом вновь разработанные формы должны быть представлены в приложении к учетной политике предприятия.

Бланк официальной формы АО-1